Блог > 7 преимуществ распределённых организаций

7 преимуществ распределённых организаций

Ряды столов, головы сотрудников за мониторами, гудящий принтер. Кто-то зевает и идёт за очередной чашкой кофе, за ним следуют остальные. Трезвонят телефоны, офис наполняется разнотональным многоголосьем, среди которого периодически прорывается крик: "Тихо, я с клиентом издалека говорю!". Это обычный офис, который трудно назвать современным.

В такой среде творческие проекты не рождаются, таланты не задерживаются, а представительность превращается в пафос. Бизнес ведётся не в пределах офисных стен и не с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед. Всё чаще возникают вопрос о том, как сделать бизнес более гибким, адаптируемым и близким к рынку. Один из ответов - создание распределённых организаций.

Распределённые организации возникают в трёх случаях:

  • бизнес расширяется территориально за счёт открытия региональных филиалов. В некоторых сферах (продажа товара, страховые услуги, гарантийная поддержка) территориальное расширение необходимо;
  • в деятельности используются удалённые структурные подразделения, например, удалённые склады, производственные участки;
  • для работы привлекаются сотрудники из других городов, регионов, даже стран.

Общая экономика таких организаций понятна и используется многими достаточно давно. Но до сегодняшнего дня такое развитие сдерживалось. Не хватало ИТ-решения, которое бы позволило управлять такой организацией эффективно.

Что нужно, чтобы распределённая организация работала эффективно? Создание единого рабочего и информационного пространства. Такое информационное решение нами разработано и успешно реализовано в проектах компании "Простой бизнес". Это программный комплекс, включающий все функции систем автоматизации бизнес-процессов, который позволяет строить бизнес-сеть организации и обеспечивать управление бизнесом.

09, 11, 2010, 7, Преимуществ, Распределённых, Организаций, Даже, Небольшая, Фирма, Расширить, Географию, Деятельности, Возможно, Глобальном, Плане, Картина, Немного, Фантастична, Распределённые, Организации, Виртуальные, Офисы, Работают, Показывают, Эффективность, И, Радовать, ИТ-специалистов

Благодаря внедрению функциональной бизнес-сети для своих проектов, мы получили семь преимуществ распределённой организации перед традиционной замкнутой системой офиса.

1. Свобода от географии. Можно нанять талантливого сотрудника за меньшую плату из другого города и даже страны. Достаточно его зарегистрировать в бизнес-сети, и он становится полноправным участником рабочих процессов. В виртуальной среде ему можно назначать задачи, контролировать его так же, как если бы он был сотрудником вашего офиса.

Также вы можете открывать представительства и филиалы в других регионах, расширяя свой бизнес. Удалённые менеджеры по продажам позволят даже небольшой фирме захватить новые территории. Складские, производственные помещения также можно переместить в более удобное место, выбирая его по экономическим соображениям (близость к клиентам, рабочей силе, низкая стоимость аренды). Где бы они территориально не находились, благодаря бизнес-сети они в едином пространстве с главным офисом и другими подразделениями.

2. Нанимая удалённых работников, компания получает солидную экономию на аренде офисных помещений и создании условий для работы. Само назначение офиса можно сократить до рабочего места руководителя и представительских функций. А для этого не нужна большая площадь. Уменьшится количество потребляемой бумаги и канцелярских принадлежностей. Офис реально становится электронным.

3. Бизнес-сеть позволяет выстроить эффективные информационные потоки. Сотрудники, руководители могут быстро обмениваться информацией: файлами, комментариями, решениями, указаниями. Новичок получает ценный опыт от другого сотрудника, а то и просто может просмотреть рабочую инструкцию, которая размещена в открытом доступе. Наша система "Простой бизнес" позволяет сделать больше. Например, коллективно работать над одним документом: руководитель и сотрудники в разных городах могут сесть и совместно поработать над договором, инструкцией или коммерческим предложением.

4. Включив в единое рабочее пространство поставщиков, партнёров, клиентов, можно наладить более слаженную, оперативную работу. По сути, бизнес превращается в получение личной выгоды от совместных действий, а эффективность этих действий обеспечивается единым информационным пространством, потому что нет замкнутого офиса с клиентами, поставщиками, партнёрами где-то за стенами.

Рост количества организаций в единой бизнес-сети может создать виртуальное рыночное пространство. Уже в рамках этого пространства компании будут искать клиентов, поставщиков и партнёров, расширять свою деятельность.

5. Работа сотрудников становится прозрачной. Вся информация отображается в виртуальной бизнес-сети и сохраняется в ней. Руководитель может в любое время увидеть проблему, подсказать, направить. Это более оперативно, чем искать в электронной почте, требовать пересылки копий, архивов и уточнять у нескольких сотрудников первоисточники. Если использовать внутреннюю телефонию с возможностью записи разговора (как в "Простой бизнес"), то можно оценить переговоры, сделать анализ информации, проверить, ведутся ли в соответствии со стандартами компании разговоры с клиентами.

6. Проведение совещаний - обычная процедура в бизнесе. В виртуальной бизнес-сети с использованием современных встроенных средств коммуникаций все решается просто благодаря видеоконференциям. К тому же "материалы" совещаний сохраняются, можно еще раз прослушать и оценить все предложения, проанализировать их и набросать новые идеи. Все участники могут обсудить вопросы достаточно оперативно.

7. Одна из важных функций управления - контроль. Стоять над головами сотрудников и контролировать - это не лучшее времяпровождение для руководителя. Виртуальная бизнес-сеть, благодаря прозрачности и истории действий, позволяет руководителю видеть практически всё. Виртуальную сеть не обманешь, не расскажешь, что был занят кучей дел и не успел позвонить важному клиенту или уточнить условия сотрудничества. Это особенно важно, когда компания работает в сфере бизнеса, где необходимо придерживаться сроков выполнения работ.

Таким образом, руководитель может не только контролировать, но и повышать мотивацию сотрудников, используя поощрения и наказания именно за результаты работы конкретного сотрудника.

Возможно, кто-то скажет, что виртуальное пространство - это плохо, и люди не роботы и компьютеры. Но ведь мы говорим о работе и бизнесе. И если развитие тесно связано с Интернетом, социальными сетями, информационными технологиями, то вряд ли бизнес-системам стоит оставаться в стороне и быть ограниченными географией и стенами офиса.

Комментарии

Serg - 10.02.2011Мы с партнером постепенно переходим на работу с удаленными сотрудниками (сфера-страхование). Пока персонала немного, до 20 человек, но распределенные организации - это действительно плюс для ведения бизнеса. Ответить