Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления > Июль 2011 > Как справиться с перегрузкой информацией?

Как справиться с перегрузкой информацией?

Одновременное и частое использование современных девайсов ведет к "информационной перегрузке", которая является одним из крупнейших раздражающих факторов в процессе работы. Как "защитить" своих сотрудников от шквала информации?

Достаточно ввести более-менее популярный запрос в Google, и вы немедленно получаете несколько тысяч или даже миллионов страниц, где можно найти интересующую вас информацию. Сообщения электронной почты требуют ответа, виртуальные друзья - внимания, YouTube отвлекает от дел, в то же время расслабляя и успокаивая…

Опрос, проведенный Reuters, показал, что две трети руководителей считают, что шквал информации приводит к меньшей удовлетворенности своей работой и вредит личным отношениям. Треть менеджеров отметили, что это нанесло ущерб их здоровью. Другое исследование показывает, что большинство менеджеров и вовсе считают значительную часть получаемой ими информации - бесполезной.

Для описания тревоги и аномии, вызванных слишком большим потоком информации, используются различные термины: "информационное удушье", "информационный смог", "информационный стресс", "когнитивная перегрузка" и т.д. Можно говорить о том, что эти понятия преувеличены: в нашем обществе принято жаловаться на новые технологии. Тем не менее, ясно, что проблема все-таки есть. И это не просто головокружительное увеличение объема информации (объем данных удваивается каждые 18 месяцев). Это также сочетание вездесущности и фрагментации. Многие специалисты как будто "приварены" к их смартфонам. Они постоянно находятся под "обстрелом" несвязанных друг с другом кусочков информации - от друзей, коллег, родственников, СМИ и просто незнакомых людей.

По мнению специалистов, информационная перегрузка может заставить людей чувствовать себя взволнованными и бессильными:

- ученые обнаружили, что в условиях мультизадачности выделяется больше гормонов стресса.

- информационная перегрузка может уменьшить креативность. Тереза Амабайл из Гарвардской школы бизнеса после более десяти лет изучения трудовых навыков людей пришла к выводу, что способность фокусироваться и творчество связаны между собой. Люди более склонны к творчеству, если им позволяют сосредоточиться на чем-то в течение некоторого времени без перерывов. Если их постоянно прерывают или они вынуждены присутствовать на заседаниях, они менее склонны к творчеству.

- перегрузка может также привести к меньшей продуктивности работников. Исследование Дэвида Мейера из Университета Мичигана показало, что люди, которые выполняли определенные задачи параллельно, тратили на это гораздо больше времени и сделали больше ошибок, чем люди, которые осуществляли те же задачи в определенной последовательности.

Что может быть сделано для избежания информационной перегрузки?

Один из ответов - технологический: фильтрация информации подобно тому, какая предусмотрена в Google для улучшения онлайн-поиска с учетом тех или иных параметров. Другой пример - установка специальной компьютерной программы, которая отключает вас от сети через заданный интервал времени.

Второй ответ - сила воли. Необходимо приучить себя и своих сотрудников (если дело дойдет до этого) к рациональному потреблению. Выключайте мобильный телефон и интернет время от времени.

Но такие уловки, как правило, особого результата не приносят. Разумные фильтры не могут остановить людей от одержимой проверки почты, социальных сетей и телефона. Некоторые делают это, поскольку такое поведение позволяет им чувствовать себя важными, другие - потому что они могут быть зависимы от своих устройств. И самодисциплина может быть контрпродуктивной, если ваша компания не принимает во внимание эти особенности человеческой психики. К тому же некоторые начальники раздражаются, если их подчиненные недоступны хотя бы на несколько минут.

Американские исследователи призывают бороться с информационной перегрузкой следующим образом. Находить время, чтобы сосредоточиться и отфильтровать "шум" во время работы и забывать о работе, когда вы не работаете. Бизнес-лидеры также призывают спросить себя, является ли то, что я делаю, конструктивным или это просто "деятельность". Также они советуют сосредоточиться на узком круге задач и отфильтровывать все остальное. Еще один способ - в своем графике заранее выделять "время на обдумывание".

Сделать это на индивидуальном уровне - вполне реально, а вот в масштабах компании - уже сложнее. В этой ситуации многие обращаются за помощью к тем же информационным технологиям, но в другом ракурсе. Речь идет о специально разрабатываемых системах автоматизации бизнес-процессов. К примеру, комплекс "Простой бизнес" - инструмент эффективного управления бизнес-проектами и задачами, персоналом и клиентами, электронной корреспонденцией и документами, позволяющий команде и каждому сотруднику сосредотачиваться на текущих проектах, не тратя время на поиски документации и "блуждания" по сети.

Комментарии