Наверх

Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления > Июль 2017 > 7 эффективных способов организации вашего офиса

7 эффективных способов организации вашего офиса

По словам профессионального организатора Лизы Заслоу (Нью-Йорк), опросы показывают, что средний человек теряет час в день от дезорганизации. Это час, который вы могли бы использовать гораздо более продуктивно. И давайте не будем забывать о стрессе, который испытываем, отчаянно пытаясь найти то, что нужно срочно.

Несмотря на цифровой век, мы по-прежнему будем работать с физическими документами, которые являются требованиями нашей работы. И все будет в порядке, пока вы можете оставаться разумно организованными.

Вот несколько способов того, как вы можете достичь организованности:

  1. Очистите стол. Ваш рабочий стол – самое важное место в офисе, там вы проводите большую часть своего времени. Это ваше основное поле битвы, и, следовательно, для производительности необходимо, чтобы он был незагрязненным. Ключом к хорошо организованному рабочему столу является минимализм. Некоторые из нас (творческие типы личности) хорошо работают в беспорядке (что они называют организованным хаосом). Если это сработает для вас, то идите на это. Для всех остальных – четкий, понятный и незагроможденный рабочий стол.
  2. Поддерживайте хорошую осанку. В большинстве случаев, когда мы очень увлечены работой, мы сидим с искривленным позвоночником. Это напрямую связано с тем, как быстро мы будем испытывать усталость в течение дня (помимо очевидных проблем со здоровьем, которые могут возникнуть в долгосрочной перспективе). Чтобы справиться с этим, убедитесь, что вы сидите на стуле полностью, а спина хорошо упирается в спинку. Отрегулируйте высоту сиденья, чтобы ногам было удобно. Убедитесь, что ваш монитор находится на уровне глаз.
  3. Сохраняйте канцелярские принадлежности в порядке. У них должно быть свое место на столе, особенно у тех принадлежностей, которые вы используете несколько раз в неделю (степлер, скрепки).
  4. Не допускайте сверхперсонализации. Да, вы проводите большую часть дня на работе и, очевидно, хотите, чтобы что-то напоминало о семье и близких. Вы размещаете на столе фотографии с каникул или другие предметы, которые отражают вашу личность. Но слишком многие из этих предметов и сувениров могут отвлекать внимание. Ведь наш мозг обрабатывает все, что мы видим. Чем больше предметов у вас на столе, тем больше вашему мозгу придется обрабатывать. Чтобы ваш мозг сосредоточился на работе, попробуйте ограничить количество личных вещей на столе до трех.
  5. Организуйте чистое пространство. Использование всего вашего рабочего пространства – не лучший способ оставаться организованным. Часто вам нужно место для подписания или рассмотрения документов. Иногда коллега может подойти к вам со своим ноутбуком, чтобы что-то обсудить. Следовательно, всегда рекомендуется оставить место для таких моментов.
  6. Организуйте приоритет вещей на вашем столе. Итак, что должно быть на вашем рабочем столе, помимо тех вещей, о которых уже сказано? По большому счету, единственное, что осталось, – это высокоприоритетные и важные документы. Документы, связанные с текущими проектами, требующие вашего внимания, или те, которые вы собираетесь обсуждать на предстоящей встрече, должны быть единственными на вашем рабочем столе. Кроме того, чтобы лучше использовать пространство, используйте вертикальные папки.
  7. Переоценка. Теперь, когда вы организовали рабочий стол, посмотрите на него еще раз. Просканируйте свой рабочий стол, чтобы убедиться, что на нем нет ничего лишнего.

Работа в хорошо организованной офисной среде может значительно повысить производительность. Так вы сохраняете чувство контроля, чувствуете себя компетентными, остаетесь сфокусированными. Оставаясь организованными, вы становитесь более успешными.

Сделать вашу работу и работу всего отдела продаж более организованной поможет и современный инструментарий, например, CRM-система «Простой бизнес».

Комментарии

Людмила Леонтьвна - 31.07.2017У меня есть коллега, на столе которого творится что-то ужасное! Куча бумаг, разные папки, макеты, коробочки, чашки, ручки... При одном только взгляде на этот хаос у мне становится не по себе. Все попытки коллег и начальства призвать его к порядку несли временный характер и потерпели неудачу - он напрочь "теряет" свои вещи, если они каким-то образом разложены и структурированы. А вот в своем хаосе ориентируется прекрасно, срочно найти нужный договор или еще что-то - нет проблем, он вот здесь, под этой кучей бумаг. Так что, я сделала для себя вывод - нельзя для всех устанавливать единые порядки, если человек может достигнуть максимальной производительности, работая в беспорядке (а ведь определенный порядок есть и в хаосе), пусть так и будет. Ответить

Татьяна - 17.07.2017Хорошо организованное и, при этом, комфортное рабочее место - это важный аспект эффективной работы сотрудника. Мы в компании предлагаем определенный порядок рабочего пространства, но конечный выбор все же оставляем за самим сотрудником, кому как удобнее. Лично я не держу на столе никаких фото, рамочек и прочих личных вещей, мне они мешают сосредоточиться. Однако, противоположный эффект оказывают всевозможные устройства, типа "вечные двигатели". Документы, несомненно, по папкам - вертикальным и горизонтальным. В течение дня не всегда получается держать все в идеальном порядке, это понятно. Однако в конце дня или даже раз в неделю нужно обязательно проводить ревизию, иначе есть риск погрязнуть в рабочем пространстве и оно перестанет помогать, а будет лишь вносить хаос и задержки. Ответить