Продукт > Документы > Классификация и стандартизация документов

Классификация и стандартизация документов: эффективное управление документооборотом

В целях определения правил составления и оформления документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, что повышает оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в делопроизводстве,  снижают объем документов и способствует эффективному управлению документооборотом.

Документы организации являются частью оперативного фонда и подлежат краткосрочному или длительному хранению.

Все документы для удобства поиска классифицируется, т. е. делятся по признакам сходства и различия:

  • по содержанию делятся  на финансовые, бухгалтерские, информационные.
  • по видам бывают типовые (шаблонные), примерные, индивидуальные.

Важное значение имеет стандартизация и унификация управления документами, т.е. установление единых норм и правил, предъявляемых к бумажным и электронным документам организации с целью упорядочения управления.

Основные принципы стандартизации системы документации:

- унификация формуляров всех видов документов системы на основе единого формуляра - образца;

- применение единых правил составления документов;

- обоснованное определение места в документе для размещения реквизитов и логотипа организации;

- применение типовых и шаблонных текстов для многократно повторяющихся случаев.

Классификация документов проводится по видам: постановления, приказы, письма, акты, договора и т. д.

Классификатор бумажных и электронных документов в организации

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции персонала, перечни документов с указанием сроков для постоянного хранения и документов по текущим делами персонала.

Не надо забывать о том, что стандарты регламентируют лишь основные правила составления документов.

Главное в любом документе, бесспорно, является текст его содержания. Как бы ни важна была форма и атрибуты вежливости приоритет в документе принадлежит содержанию, ясности изложения, логичности мысли.

К служебным документами уместно применять правило: "Словам должно быть тесно, а мыслями просторно".