Управление информацией: организация электронного документооборота

Правильная организация делопроизводства фирмы считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.

По результатам исследований, 70% всей информации представлено на бумажных носителях. Естественно возникает проблема, что же делать с этим огромным количеством бумажных документов, где их хранить, а главное как искать необходимую страницу отчета письма.

Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическое значение, служебные документы должны отвечать требованиям установленными нормативными актами.

Работа с документами являются важной частью деятельности всей организации. Одним из показателей культуры управления организацией  является уровень оформления документов. Слово «Документ» в переводе с латинского языка «способ доказательства».

Основных значения употребления слова «документ»

1. деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь;
2. то, что официально удостоверяет личность человека;
3. письменное свидетельство о каком-то процессе.

Документы, которые составляются и обращаются на предприятии являются внутренней корреспонденцией, основой документооборота. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, хранением и учетом называется делопроизводством. Для хранения документов и исходящей ифнормации используют базы данных, которые являются основой электронного документооборота на предприятии.

Главные требования к печатному и электронному документу

1. нужен ли документ вообще, основное назначение;
2. поймут ли содержание документа другие, кроме составителя;
3. отражены ли в нем основные аспекты описываемой проблемы или задачи;
4. соответствует ли содержание документа его назначению;
5. несет ли в себе документ полный объем необходимой информации по рассматриваемому вопросу;
6. составлен ли документ по установленной форме, в соответствии со стандартами;
7. издается и печается с учетом норм правил и не противоречит им.

Реквизиты для бланков документов

1. логотип;
2. официальное наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. место составления;
5. регистрационный номер;
6. заголовок к тексту;
7. шаблон для основного текста;
8. дата и подпись составителя.

Типовые правила документирования, и управления документами в организациях устанавливают обязательные требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных.

Правила документирования и управление информацией в каждой компании регламентируют общие требования к созданию документов и организации работы с ними. Эти правила являются нормативно - правовым актом по документированию и управлению документацией, устанавливающим унифицированный порядок создания, оформления, учета и хранения бумажных и электронных документов.

На базе этих правил в организации может быть разработаны следующее инструкции:

• Инструкция по учету документов, подлежащих хранению
• Правила обращения с документами
• Инструкция по делопроизводству
• Правила регистрации нормативных актов

В целях решения административных и организационных вопросов управления организацией создаются следующие документы:

1. организационно - правовые (уставы, положение о персонале, штатное расписание и др.);
2. распорядительные (постановления, приказы, решения);
3. справочно-информационные (акты, договора, письма, доклады, записки);
4. планово - отчетные (счета, чеки, сводные балансы);
5. документы по трудовым отношениям.

Уметь грамотно, быстро и оперативно готовить документы, а также исполнять их, искусство, требующее специальной подготовки и большого опыта. Всем этим должен обладать каждый работник организации для эффективной деятельности компании.