Наверх

Продукт > Управление персоналом > Мысли дня от «Простого бизнеса» > Документооборот в организации

Документооборот в организации

"Завалить работу легче всего бумагами", - Л. С. Сухоруков (мастер афоризма)

Многие офисные работники мечтают автоматизировать документооборот в организации и избавиться от стопок бумаг на столе. Ведь рабочие места всегда завалены бумагами, папками с документацией по работе над проектами. В основном мы храним бумаги, которые постоянно используем в работе. Они могут быть предназначены для передачи другим сотрудникам организации, могут пригодиться в дальнейшей работе или станут полезными, когда появится свободное время. И вся эта документация скапливается в виде огромной горы и находится на наших столах. Для того чтобы отыскать нужный документ в этом бумажном завале иногда можно потратить несколько часов. Заваленное бумагами рабочее место создает психологический дискомфорт, мешает сосредоточиться, что отражается на производительности труда. 

Для успешной и эффективной коллективной работы нужно научить сотрудников управлять временем и правильно организовать их рабочие места. Во-первых, нужно освободить рабочее место от всего, что отвлекает внимание. Это могут быть уже ненужные бумаги, записочки с напоминаниями, черновые варианты проекта. На столе не должно быть ничего лишнего кроме компьютера, телефона, канцелярского набора и наиболее важных документов. Однако навести порядок в бумагах недостаточно, его нужно еще постоянно поддерживать. Иначе в течение нескольких дней бумажные завалы на рабочем месте будут в том же виде

Научитесь не разводить лишние бумаги. Для деловой переписки и межличностных коммуникаций с клиентами и партнерами воспользуйтесь современными средствами бизнес-коммуникаций системы "Простой бизнес". Пользователи системы смогут работать с электронной почтой, осуществлять телефонные звонки как внутри и вне системы, отправлять sms-сообщения из системы, обмениваться быстрыми сообщениями.

Однако в настоящее время от бумажного документооборота в организации ее работникам уйти довольно сложно. В своей работе персонал пользуется документацией, имеющей юридическую силу. Это могут быть различные договора, бухгалтерская отчетность, акты выполненных работ, сметы затрат, скрепленные печатью и подписью руководителя. И хотя полностью избавиться от бумаг не удастся, но облегчить работу с ними довольно просто. 

Система электронного документооборота "Простой бизнес" решит многие проблемы руководителей по управлению организацией за счет автоматизации бизнес процессов и документооборота в организации. В электронном виде документацию хранить намного проще и удобнее. Система электронного документооборота "Простой бизнес" поможет избавиться от лишних полок и шкафов, заметно расширив рабочую зону сотрудников и сэкономив их рабочее время.