Продукт > Личная эффективность > Система управления временем > Использование времени > Совершенствование использования собственного времени

Совершенствование использования собственного времени

В течение дня мы допускаем много временных ошибок. Для того, чтобы их распознать необходимо проанализировать полный рабочий день, определив на каком этапе было затрачено времени больше, чем необходимо, а где ситуация противоположна, то есть где важному делу было уделено недостаточно времени. Проанализировать необходимо все виды деятельности за день. Анализ должен происходить с двух позиций: негативных и позитивных. Значит, анализировать мы будем слабые и сильные стороны.

Если при анализе своего дня вы замечаете, что слишком много времени уделено контролю, управлению, инструктажу, а вот организационно-административной деятельности внимания уделено мало, то необходимо исправлять такое положение дел. Необходимо больше времени уделить организационно-административной деятельности и оптимизировать время, которое тратится на дела, не относящиеся к работе.

Четкая постановка намеченных целей понадобится, чтобы оптимизировать собственное время. Успешное будущее заключается в правильной постановке цели, ведь именно цель является описанием желаемого конечного результата. Нужно понять, что важным считается не то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Поставленная и четко сформулированная цель всегда является толчком к началу действий. Если заранее не осознавать к чему мы стремимся и чего хотим, то даже самый лучший метод работы безнадежен. Но, ведь, чтобы ставить цель, необходимо думать о будущем. Цель показывает нам куда (в каком направлении) нужно двигаться, к чему нужно стремиться. Без четкой постановки цели велика вероятность сойти с верного пути, затеряться в мелочах.

Нужно помнить о том, что цели не всегда постоянны. Они могут носить и временный характер, то есть меняться с течением времени. Например, с течением времени какие-либо параметры могут измениться, а значит и цель тоже может поменяться. Цель служит для концентрации имеющихся сил и ресурсов на приоритетных направлениях. Проще говоря, если вы имеете цель, то направляете на нее все силы и ресурсы. Встречаются и случайные успехи в делах, но это довольно редкое явление. Успехи, которые заранее запланированы – лучше, ведь они случаются с большей вероятностью и проще управляются.

Велика роль планирования в совершенствовании использования собственного времени. Суть планирования в упорядочении времени и подготовке к реализации целей.

Преимущество планирования заключается в том, что при планировании зачастую мы выигрываем во времени. А время, которое тратится на планирование, ведет к сокращению времени на использование, в итоге получается экономия времени в целом.

Ошибочно думать, что сэкономить на времени больше можно, потратив больше времени на планирование. У времени в определенный период наступает оптимум, тогда дальнейшее планирование бессмысленно.

Для меньших потерь времени нужно своевременно отвечать на все деловые письма, не отвлекаться на частные дела во время рабочего дня, иметь четкое расписание на день, выполнять только свою работу.