Продукт > Документы > Управление информацией

Управление информацией: организация электронного документооборота

Правильная организация делопроизводства фирмы считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.

По результатам исследований, 70% всей информации представлено на бумажных носителях. Естественно возникает проблема, что же делать с этим огромным количеством бумажных документов, где их хранить, а главное как искать необходимую страницу отчета письма.

Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическое значение, служебные документы должны отвечать требованиям установленными нормативными актами.

Работа с документами являются важной частью деятельности всей организации. Одним из показателей культуры управления организацией  является уровень оформления документов. Слово "Документ" в переводе с латинского языка "способ доказательства".

Основных значения употребления слова "документ"

  1. деловая бумага, подтверждающая какой - нибудь факт или право на что - нибудь;
  2. то, что официально удостоверяет личность человека;
  3. письменное свидетельство о каком-то процессе.

Документы, которые составляются и обращаются на предприятии являются внутренней корреспонденцией, основой документооборота. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, хранением и учетом называется делопроизводством. Для хранения документов и исходящей ифнормации используют базы данных, которые являются основой электронного документооборота на предприятии.

Главные требования к печатному и электронному документу

  1. нужен ли документ вообще, основное назначение;
  2. поймут ли содержание документа другие, кроме составителя;
  3. отражены ли в нем основные аспекты описываемой проблемы или задачи;
  4. соответствует ли содержание документа его назначению;
  5. несет ли в себе документ полный объем необходимой информации по рассматриваемому вопросу;
  6. составлен ли документ по установленной форме, в соответствии со стандартами;
  7. издается и печается с учетом норм правил и не противоречит им.

Реквизиты для бланков документов

  1. логотип;
  2. официальное наименование организации;
  3. наименование вида документа;
  4. место составления;
  5. регистрационный номер;
  6. заголовок к тексту;
  7. шаблон для основного текста;
  8. дата и подпись составителя.

Типовые правила документирования, и управления документами в организациях устанавливают обязательные требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных.

Правила документирования и управление информацией в каждой компании регламентируют общие требования к созданию документов и организации работы с ними. Эти правила являются нормативно - правовым актом по документированию и управлению документацией, устанавливающим унифицированный порядок создания, оформления, учета и хранения бумажных и электронных документов.

На базе этих правил в организации может быть разработаны следующее инструкции:

  • Инструкция по учету документов, подлежащих хранению
  • Правила обращения с документами
  • Инструкция по делопроизводству
  • Правила регистрации нормативных актов

В целях решения административных и организационных вопросов управления организацией создаются следующие документы:

  1. организационно - правовые (уставы, положение о персонале, штатное расписание и др.);
  2. распорядительные (постановления, приказы, решения);
  3. справочно-информационные (акты, договора, письма, доклады, записки);
  4. планово - отчетные (счета, чеки, сводные балансы);
  5. документы по трудовым отношениям.

Уметь грамотно, быстро и оперативно готовить документы, а также исполнять их, искусство, требующее специальной подготовки и большого опыта. Всем этим должен обладать каждый работник организации для эффективной деятельности компании.