Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Ноябрь 2012 > 4 признака того, что встречи — пустая трата времени
«В последнее время сразу несколько людей сообщили мне о проблеме: они не могут делать свою работу в течение рабочего дня. И дело не в том, что они развлекаются или ленятся. Их руководство проводит встречи с 9 утра до 5 вечера. А если они хотят сделать то, что запланировали сами, то вынуждены работать по ночам и в выходные дни, — пишет американский журналист, автор 168 Hours и All the Money in the World Лаура Вандеркам. — Почему, собственно, начальники проводят так много встреч? Одна из причин — плохое планирование».
Есть несколько признаков, по которым можно понять, что люди собираются вместе, чтобы впустую потратить свое время:
- На встрече вы говорите о сроках работы. Не секрет, что каждый из нас работает в своем темпе, а дедлайн часто наступает внезапно. Встречи для многих руководителей являются способом подтверждения того, что работа делается. Но это проблема менеджмента, и никакие встречи не помогут придерживаться сроков, если есть провалы в организации управления.
- На встрече вы просто обмениваетесь информацией. В 21 веке для этого есть замечательные средства коммуникации - от обычной электронной почты до систем обмена документами (например, Google Docs) и комплексов автоматизации бизнес-процессов. К примеру, в облачном сервисе «Простой бизнес» предусмотрены функции мгновенной обратной связи с персоналом, обмена документами, сохранения переписки и истории проектов. Благодаря этому любой информацией можно обмениваться, не отрываясь от текущей работы, а при необходимости — устроить коллективное обсуждение — опять же посредством комплекса. Люди планируют встречи, потому что они предполагают, что никто не читает того, что коллеги пересылают друг другу. Но опять же, это проблема обратной связи. И встреча, вероятно, не выход из ситуации. Важнее — грамотная организация работы.
- Встречи проводятся слишком часто. Чтобы сохранить иллюзию управления, босс требует встреч каждую неделю или (что еще хуже) вызывает каждое утро. Ему необходимо убедиться, что все по-прежнему делают свою работу. Если это про вас, проанализируйте ситуацию: возможно, в компании есть проблемы — и вам, вероятно, необходимы более четкая постановка целей и задач, а, возможно, и другая команда.
- Роли каждого участника встречи не ясны. Действительно ли нужно собирать шесть человек, чтобы утвердить новый контракт? Если это так, то почему? Наверняка, присутствия четырех человек было бы достаточно, а это, в свою очередь, позволило бы высвободить значительные трудовые ресурсы.
Когда же встречи действительно важны? Когда нужно принять решение, а все, кто на ней присутствуют, имеют большое значение для его выработки, и при этом результат оправдывает затраченное время сотрудников, считает специалист.
