Продукт > Личная эффективность > Система управления временем > Хронометраж > Проведение хронометража

Проведение хронометража

Основная задача, стоящая перед теми, кто хочет эффективно распоряжаться своим временем, – понимание того, на что уходит время. В этом поможет хронометраж, для проведения которого удобно использовать современную систему управления временем.

Хронометраж представляет собой запись всех дел в ходе рабочего дня. И проводить его целесообразно не несколько дней, а одну-две недели. Далее можно организовать хронометраж ежеквартально, что позволит еще продуктивнее использовать время.

Планирование времени

Когда Вы проведете первый хронометраж, потребуется анализ собранных данных. Он поможет принять грамотные решения об изменениях в стиле и графике работы.

Как записать работы в течение дня

При проведении хронометража важно учитывать время с самого начала и до конца рабочего дня. Эти отметки могут меняться в зависимости от разных обстоятельств, важно записать то, что происходит фактически (например, при несовпадении официального окончания рабочего дня с фактическим).

Что нужно внести в первую запись? Время прихода на работу и то дело, которое Вы начали первым. Это может выглядеть так: 8 часов – приход на работу, запуск ПК и программ. Или: 9 часов – приход на работу, приготовление кофе.

Далее в хронометраже необходимо отразить любую смену деятельности, смену рода занятий, записав при этом точное время. Например, так: 8:30 – подготовка плана на рабочий день. Или: 9:30 – разбор электронной почты и отправка ответов.

Важно записывать любую смену дел до завершения рабочего дня. Финальная запись может выглядеть следующим образом: 18 часов – окончание работы, отъезд из офиса. Или: 19 часов – окончание работы, серфинг в Интернете для ознакомления со свежими новостями.

Такой четкий хронометраж дает возможность получить полное представление о том, что Вы делали в течение всего дня и сколько времени с точностью до минуты ушло на каждое дело.

Два главных правила хронометража

ПРАВИЛО 1: Нельзя забывать про внесение записей, записывайте каждую смену деятельности.

ПРАВИЛО 2: Записи должны быть точными – нельзя пропускать ни одного, пусть даже мелкого дела, будь то телефонный разговор или отправка почты.

Составить бланк хронометража просто, можно воспользоваться и готовым бланком в нашем примере – остается только распечатать его на всю неделю.

Пример бланка для хронометража

ДАТА: "___"________ 20 __ года
  Время     Вид деятельности     Затрачено  
     
     

Стоит учесть, что не требуется отдельно прописывать каждое дело: например, отправка коммерческого предложения клиенту 1, отправка коммерческого предложения клиенту 2. Нужно вписывать вид дел, объединяющий перечень однотипных занятий: «телефонные переговоры», «обработка электронной почты», «рассылка коммерческих предложений клиентам», «обед» и т.д.

При этом телефонные переговоры стоит разделить на несколько групп: «рабочие входящие», «личные входящие», «личные исходящие», «рабочие исходящие».

Для проведения хронометража рабочего времени удобно использовать специальные компьютерные программы. Например, в CRM-системе «Простой бизнес» есть встроенный календарь, в который можно вносить дела, запускать их на выполнение, а затем смотреть количество потраченного времени и составлять отчет за весь день, неделю, месяц. Проведение хронометража рабочего времени можно проводить в полностью бесплатной версии программы «Простой бизнес». Попробуйте – зарегистрируйтесь по ссылке.