Продукт > Личная эффективность > Система управления временем > Хронометраж > Проведение хронометража
Основная задача, стоящая перед теми, кто хочет эффективно распоряжаться своим временем, – понимание того, на что уходит время. В этом поможет хронометраж, для проведения которого удобно использовать современную систему управления временем.
Хронометраж представляет собой запись всех дел в ходе рабочего дня. И проводить его целесообразно не несколько дней, а одну-две недели. Далее можно организовать хронометраж ежеквартально, что позволит еще продуктивнее использовать время.
Когда Вы проведете первый хронометраж, потребуется анализ собранных данных. Он поможет принять грамотные решения об изменениях в стиле и графике работы.
Как записать работы в течение дня
При проведении хронометража важно учитывать время с самого начала и до конца рабочего дня. Эти отметки могут меняться в зависимости от разных обстоятельств, важно записать то, что происходит фактически (например, при несовпадении официального окончания рабочего дня с фактическим).
Что нужно внести в первую запись? Время прихода на работу и то дело, которое Вы начали первым. Это может выглядеть так: 8 часов – приход на работу, запуск ПК и программ. Или: 9 часов – приход на работу, приготовление кофе.
Далее в хронометраже необходимо отразить любую смену деятельности, смену рода занятий, записав при этом точное время. Например, так: 8:30 – подготовка плана на рабочий день. Или: 9:30 – разбор электронной почты и отправка ответов.
Важно записывать любую смену дел до завершения рабочего дня. Финальная запись может выглядеть следующим образом: 18 часов – окончание работы, отъезд из офиса. Или: 19 часов – окончание работы, серфинг в Интернете для ознакомления со свежими новостями.
Такой четкий хронометраж дает возможность получить полное представление о том, что Вы делали в течение всего дня и сколько времени с точностью до минуты ушло на каждое дело.
Два главных правила хронометража
ПРАВИЛО 1: Нельзя забывать про внесение записей, записывайте каждую смену деятельности.
ПРАВИЛО 2: Записи должны быть точными – нельзя пропускать ни одного, пусть даже мелкого дела, будь то телефонный разговор или отправка почты.
Составить бланк хронометража просто, можно воспользоваться и готовым бланком в нашем примере – остается только распечатать его на всю неделю.
Пример бланка для хронометража
| ДАТА: "___"________ 20 __ года | ||
| Время | Вид деятельности | Затрачено |
Стоит учесть, что не требуется отдельно прописывать каждое дело: например, отправка коммерческого предложения клиенту 1, отправка коммерческого предложения клиенту 2. Нужно вписывать вид дел, объединяющий перечень однотипных занятий: «телефонные переговоры», «обработка электронной почты», «рассылка коммерческих предложений клиентам», «обед» и т.д.
При этом телефонные переговоры стоит разделить на несколько групп: «рабочие входящие», «личные входящие», «личные исходящие», «рабочие исходящие».
Для проведения хронометража рабочего времени удобно использовать специальные компьютерные программы. Например, в CRM-системе «Простой бизнес» есть встроенный календарь, в который можно вносить дела, запускать их на выполнение, а затем смотреть количество потраченного времени и составлять отчет за весь день, неделю, месяц. Проведение хронометража рабочего времени можно проводить в полностью бесплатной версии программы «Простой бизнес». Попробуйте – зарегистрируйтесь по ссылке.
