Гибкость системы управления

Эта тема особенно актуальна для тех, кто только начинает бизнес или новый проект. В управлении есть факторы неуправляемые и относительно управляемые. Полностью управлять руководитель, практически, ничем не может. Представьте, вы начали проект с одними расчётами и ожиданиями. Ситуация изменилась, так как, например, вы не можете управлять рыночными ценами или действиями конкурентов. Что делать? Искать выход и перестраивать под неё систему управления.

Система управления

Начнём с терминов. Что такое система управления? Это оргструктура, управление персоналом, прописанные инструкции и неписанные правила. В общем, всё, что является объектами, способами и методами управления.

При видимой разобщённости, на самом деле, система управления должна представлять целостный процесс, который базируется на уровне стратегии.

Как правило, понятие гибкости управления касается тактического и оперативного уровня. Но если наблюдается сбой на уровне стратегии, то придётся менять и её. И часто, это вынужденный шаг может спасти ваш бизнес.

Разберёмся с гибкостью по уровням системы управления.

Оперативный уровень

Ваши сотрудники работают над проектом. Неожиданно один из них не справился с задачей. Другие сотрудники не могут продолжать выполнение своих задач, так как задачи взаимосвязаны в проекте. Что вы сделаете как руководитель?

Ну, понятно, что сотрудника стоит наказать, с клиентом договориться об изменении сроков, перестроить бюджет и заложить более низкую прибыль. Но с этим спешить не стоит. Анализ, почему так получилось, тоже подождёт, так как ваша основная задача сдать горящий проект.

Вы готовы к этой ситуации? Если нет, то на будущее следует рассматривать различные риски и прописывать сценарии. Тогда вы будете знать, что делать в той или иной ситуации.

Если такого плана нет или риск не учтён, то придётся срочно тушить пожар. И на этом уровне важно перестроить все доступные ресурсы для срочного выполнения невыполненной задачи. Возможно, стоит подключить других сотрудников, взяться самому, обратиться к удалённому специалисту. В любом случае вы сможете выиграть время.

Тактический уровень

На тактическом уровне всё сложнее. Допустим, вы ведёте проект, на который взяли деньги взаймы. Так получилось, что проект не приносит ожидаемой прибыли, а деньги нужно отдавать. Опять-таки, в вашем бизнес-плане риски должны быть прописаны, как и сценарии. Но ситуации бывают разные. Есть два выхода: экономить или наоборот, вложить дополнительные средства, чтобы получить ожидаемую прибыль. И то и другое потребует определённой перестройки ресурсов и планов. Если это экономия, то вам придётся сократить затраты, от чего-то отказаться, пойти на непопулярные меры, вроде уменьшения размера заработной платы.

Во втором случае вам придётся изыскать средства для того, чтобы вернуть кредит или вложить деньги в проект так, чтобы это привело к росту прибыли. И в этом случае вам придётся перестроить виденье текущей ситуации, возможно, найти необычный способ для увеличения доходов.

Стратегический уровень

Обычно изменения касаются стратегии тогда, когда в ней что-то не учли или написали её неправильно. Например, вы приобрели некий опыт и увидели рынок таким, каков он есть на самом деле. Или произошли серьёзные изменения и вам нужно приспосабливаться.

В таком случае придётся перестроить стратегию, а вместе с ней и другие уровни управления. Причём желательно это сделать как можно быстрей. У малого и среднего бизнеса недостаточно ресурсов, чтобы просто пережить плохие времена.

На этом уровне иногда приходится принимать решения о закрытии бизнеса или проекта. Вы должны быть готовы и к такому развитию событий.

Чтобы быть гибким

Гибкость полностью зависит от руководителя. А вернее, от нескольких факторов, которыми руководитель может управлять.

Обратная связь с сотрудниками, клиентами и поставщиками позволяет получать оперативную информацию и своевременно принимать решения на оперативном и тактическом уровне. Не забывайте о функции контроля. Не брезгуйте и дополнительными источниками информации о рынке, такими как СМИ, Интернет-ресурсы, специализированные издания и эксперты.

Организационная структура. Работу лучше организовывать не по функциональному принципу с его жёсткой иерархией, а по матричному, как в случае проектного управления. Это позволит играть компанией как модулями конструктора. И перестраивать её под ситуацию без излишних трат времени, перестройки системы автоматизации управления, инструкций, бизнес-процессов.

Гибкое мышление. Большая ошибка руководителя жить только прошлым опытом. Необходима способность к приспособлению. Если что-то не работает, не нужно гнуть свою линию. Лучше потерять время на остановку и анализ, чем пытаться доказать правильность суждений. И опять же, следующее решение не единственно верное. Будьте готовы снова меняться. Главный показатель для вас - результат. Если есть результат, значит, это правильное решение.

Гибкие и инициативные сотрудники. Понятно, что наёмный работник идёт на работу за стабильностью. Слова "молодая, начинающая компания" отпугивают многих. Но вы таких работников и не ищите. Если у вас серьёзные амбиции, то нужен и такой же персонал. Пусть многие из них уволятся через время в поисках стабильности. Но важно, чтобы это время они работали с горящими глазами. Только с таким персоналом можно быть гибким. Те, кто стремятся к стабильности, будут только противодействовать любым изменениям.

Смелость и решительность руководителя, только с такими качествами можно быть гибким. Так как за любыми изменениями решения.

Эта статья для вас только маяк, указание на то, что такое быть гибким. Умение приспособиться, адаптироваться к изменениям выстраивается с самого начала. Это одно из направлений работы руководителя, не только думать о возможных изменениях, но и быть готовым к ним.