Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Март 2022 > Как провести деловую встречу? Придерживайтесь этого алгоритма
Независимо от того, встречаетесь ли вы с партнерами, поставщиками или сотрудниками, продемонстрируйте свое мастерство в зале заседаний или онлайн с помощью этого алгоритма.
- Определите цель. Четкая цель задаст тон встрече и определит ее направление. Ваша цель должна быть конкретной и измеримой. Если вы ожидаете, что участники проведут мозговой штурм, попросите каждого из них прийти со списком идей.
- Спросите себя, действительно ли необходима встреча. Встречи могут быть дорогостоящими. «Чтобы рассчитать точную стоимость, умножьте почасовую заработную плату каждого присутствующего на продолжительность собрания. Если ваша цель может быть достигнута с помощью электронной почты, конференц-связи, Zoom или даже быстрого индивидуального обсуждения, вообще пропустите встречу», – говорит автор рекомендаций – эксперт по этикету и основательница Протокольной школы Палм-Бич (Флорида) Жаклин Уитмор.
- Пригласите лиц, принимающих решения. В наиболее эффективных встречах участвуют заинтересованные стороны, чтобы решения могли быть приняты немедленно. Если ключевой человек, принимающий решение, недоступен, попросите присутствовать подчиненного. В идеале этот человек сможет говорить от имени своего руководителя и, по крайней мере, делать заметки и отчитываться.
- Встаньте. Обычные встречи, предназначенные для общения с сотрудниками и обсуждения отчетов, можно провести за 15 минут или меньше. У вас будет больше шансов сделать встречу короткой и по существу, если все будут стоять.
- Планируйте стратегически. Если вы хотите, чтобы каждый участник встречи был полностью вовлечен, избегайте утра понедельника, когда все заняты электронной почтой. Также избегайте пятниц после обеда, когда сотрудники заняты завершением недели и с нетерпением ждут выходных. Запланируйте встречи на день и время, когда участники с наибольшей вероятностью будут вовлечены.
- Установите ограничение по времени и придерживайтесь его. Встречи, которые затягиваются на несколько часов, заставляют участников терять терпение и сосредоточенность. Фокусировка внимания не так уж и продолжительна, а время ценно. Самые продуктивные встречи начинаются и заканчиваются вовремя.
- Расставьте приоритеты в повестке дня. Не оставляйте самые важные темы напоследок. Чтобы обеспечить выполнение приоритетных задач, сначала обсудите наиболее актуальные вопросы. Таким образом, если кому-то нужно уйти с собрания раньше, вы все равно достигнете своих основных целей.
- Придерживайтесь повестки дня. Повестка дня должна быть указана на одной странице и не должна включать ничего, кроме основных тем разговора. Беседы на боковой панели тратят драгоценное время. Если участники настаивают на том, чтобы поговорить вне очереди, вмешайтесь и предложите им сделать это после встречи или назначьте отдельное обсуждение. Затем сразу же возвращайтесь к обсуждаемой теме.
- Рассказывайте о концепциях через истории и примеры. Когда вы представляете группе ключевые концепции или новые идеи, особенно модели, которые трудно понять, объясните, почему им это должно быть небезразлично. Кратко опишите проблему и используйте примеры.
- Четко подведите итоги. В конце встречи быстро повторите решения и сроки, а также проясните все необходимые последующие действия. Все участники встречи должны четко понимать, чего от них ждут. Запланируйте любые последующие встречи немедленно.
Кстати, для организации и проведения онлайн-встреч и видеоконференций многие команды используют удобный инструментарий CRM-системы «Простой бизнес».
