Продукт > Управление организацией > День в истории управления и развития бизнеса > Март в истории управления > 11 Марта: Получение бумаги из волокон бамбука - как перейти на электронный документооборот

11 Марта: Получение бумаги из волокон бамбука - как перейти на электронный документооборот

11 марта 106 года Цай Лун (согласно китайским летописям) получил из волокон бамбука бумагу.

Бумага, как материал в виде листов, применяется для рисования, письма, упаковки и т.п. Бумагу получают из целлюлозы (растений) и вторсырья (макулатуры и тряпья). После изобретения бумаги процесс ее производства стал быстро усовершенствоваться. Начиная с 1803 года, для производства бумаги используются бумагодеятельные машины.

Сегодня бумага имеет широкую область применения: письмо и печать (газеты, книги, журналы, тетради), отделочный материал (обои), упаковочный материал, чистящий материал (салфетки), производство денег. Чаще всего мы пользуемся бумагой на работе для создания документации. Но писать вручную это неэффективно и непродуктивно. Поэтому на фирмах, предприятиях, в компаниях появились автоматизированные системы электронного документооборота.

Документооборот предполагает собой работы по приему, регистрации, рассылке, контролю исполнения документов, формированию дел, хранению документации, справочной работе.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным ведением документов имеет немало преимуществ. Вот основные из них. Однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельно выполнять операции, повышая оперативность исполнения документов. Непрерывность движения документов, что разрешает в любой момент определить, кто работает над документом. Единая база документации всей компании, это исключает дублирование документов. Эффективно организованна система поиска необходимых документов. Развита система отчетности по атрибутам и статусам документации, которая позволяет контролировать движение документов, принимать управленческие решения.

Технология электронного документооборота используется как инструмент для автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов. Система позволяет упорядочить процессы работы с входящими и исходящими файлами, организовать полноценный архив документов, работать с внутренней документацией на фирме, решать различные задачи. Современные системы электронного документооборота могут легко настраиваться для конкретного предприятия с учетом специфики его работы.

Переход на электронный документооборот с помощью системы управлени проектами "Простой бизнес" имеет много преимуществ. Эта система создает единую базу документов компании, позволяет работать с файлами разных форматов, хранить файлы и документы, создавать документы на основе шаблонов, имеет функции расширенного поиска. Система отслеживает выполненные и закрытые документы, позволяет быстро обмениваться документами внутри системы, привязывать документы к проектным задачам.