Куда смотреть и когда говорить? Как провести онлайн-встречу

Хорошо это или плохо, но онлайн-встречи стали нашей новой реальностью. Когда люди физически не сидят за столом вместе, может быть трудно вовлечь в обсуждение каждого. Вот как провести продуктивную и интересную онлайн-встречу.

1. Где сидеть ... и куда смотреть?

• Освещение очень важно — люди должны видеть ваше лицо, особенно если это вы проводите собрание. В идеале выбирайте место, где источник света — перед вами. Если это невозможно, возьмите лампу и поставьте ее рядом с собой, чтобы осветлить лицо, рекомендует Кэтрин Васел, из Бизнес-CNN. Если весь свет исходит из-за спины, людям будет сложнее увидеть ваше лицо, и в итоге вы будете выглядеть как силуэт.
• Посмотрите на себя в камеру до начала собрания, чтобы убедиться, что вы находитесь в центре, но постарайтесь не сосредотачиваться на себе после начала встречи.
• Когда вы говорите, смотрите немного в сторону экрана, а не прямо на экран или камеру. «Иногда людям сложно сформулировать мысль, глядя прямо в глаза,  — считает Арт Маркман, профессор психологии в Техасском университете в Остин.  — Кроме того, не смотреть прямо в море лиц полезно, чтобы говорить немного более свободно».
• Мы делаем все возможное в эти дни. И если на чьем-то экране появляется любознательный малыш, не обращайте на это слишком много внимания. «Улыбнитесь, помашите ему рукой и двигайтесь дальше,  — рекомендует Маркман.  — В наши дни многие люди стесняются многих вещей. Но это уж точно не проблема».
• Если вы стесняетесь того, что люди видят «внутренности» вашего дома, используйте инструменты для видеоконференций, которые позволяют изменить этот фон. Но не выбирайте ничего, что будет отвлекать.
• И не забудьте очистить объектив камеры от отпечатков пальцев.

2. Приглушить звук или не нужно?

• Реальность такова, что у всех нас будет какой-то фоновый шум, будь то беспокойный ребенок, кошка или супруг(а). Для больших собраний автоматически отключайте звук всех участников и попросите их самостоятельно включать звук, если они хотят присоединиться, рекомендует Одед Гал, директор по продуктам в Zoom.
• Для встреч с 10 или менее людьми звук можно оставить, считает Марк Страсман, старший вице-президент LogMeIn.
• По возможности избегайте использования встроенного динамика и микрофона вашего компьютера. «Они предназначены для сбора как можно большего количества информации,  —  сказал Страсман. — Проводная гарнитура с микрофоном улавливает только то, что находится перед микрофоном. Так что ни собаки, ни дети на заднем плане не не будут слышны, и люди будут слушать вас».

3. Как давать слово?

• Из-за отсутствия прямого зрительного контакта трудно определить, чья очередь говорить. Многие подсказки, которые мы используем для ведения разговора офлайн, отсутствуют. Модератор должен взять этот момент под свой контроль и убедиться, что у всех есть возможность говорить. Например: «Сначала я обращаюсь к ..., затем к ..., а затем к...».
• Некоторые инструменты позволяют пользователям нажимать на кнопку, чтобы указать, что они хотят говорить, но и классическое поднятие руки тоже работает.
• Разошлите повестку дня заранее, чтобы люди подготовились и предупредили, что хотят взять слово.
• Также важно, чтобы лидер вмешался, когда нужно завершить затянувшуюся речь. Такие фразы, как: «В интересах времени, мы обсудим позже», «Нам нужно двигаться дальше» или «Давайте обсудим это в автономном режиме» могут помочь подтолкнуть к завершению.
• Убедитесь, что ваша встреча не слишком запротоколирована.

4. Как дать понять, что вы включены в обсуждение?

• Обратная связь — важная часть успеха встречи, которая включает в себя такие мелочи, как кивок в знак согласия, «поеживание» в кресле, когда встреча затягивается, или улыбка над шуткой. Все эти вещи сложно реализовать на видеовстрече, поэтому нам всем нужно быть немного более драматичными и выразительными.
• Не полагайтесь на свой тон голоса, чтобы передать эмоции. «Будьте немного более  откровенны с эмоциями, —  рекомендует Маркман. — Если вы пытаетесь принять заботливый тон голоса, кто-то может не уловить этого».
• «Широко улыбнитесь или покажите «лайк» большим пальцем, — советует Маркман. — Так вы даете обратную связь, но делаете это более выразительно, чем в офлайн».

Кстати, видеоконференции можно проводить с помощью CRM-системы «Простой бизнес», которая предлагает компаниям широкие возможности выстраивания коммуникаций, в том числе для удаленной работы. Регистрация по ссылке.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании