Продукт > Управление организацией > День в истории управления и развития бизнеса > Сентябрь в истории управления > 17 Сентября: Международный день секретаря: управление документами

17 Сентября: Международный день секретаря: управление документами

17 сентября празднуется Международный день секретаря. Секретари - офисные работники с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков до помощника руководителя.

От современного секретаря требуются навыки работы с персональным компьютером, приветствуется знание иностранных языков (особенно английского), умения культурного общения, коммуникабельность, аккуратность и пунктуальность, профессионализм, дипломатичность, ответственность и хорошая память.

Список обязанностей секретаря может варьироваться в зависимости от направленности предприятия, от сферы деятельности компании, от численности штата сотрудников и др. Можно выделить основные из них. Это прием телефонных звонков, электронных писем, поступающих руководителю. Работа с документацией, подготовка, оформление, рассылка, хранение, получение извне, систематизация документов, определение их важности. Подготовка и планирование приема посетителей. Подготовка деловых переговоров, совещаний и конференций. Планирование рабочего графика начальника, заказ билетов и гостиниц. Обеспечение жизнедеятельности офиса.

По данным рекрутинговых компаний, работа секретарей связана с переработками и работой вне рабочего времени. Им приходится приспосабливаться к рабочему графику своего руководителя и быть в состоянии полной готовности к срочным делам. Начиная с двадцатого века, профессия секретаря приобрела женское лицо. Это связано преимущественно с появлением вначале печатной машинки, а позже компьютера.

В помощь секретарям создаются системы управления документами. Это компьютерные системы для хранения и отслеживания электронных документов или образов бумажных документов с развитыми возможностями поиска. Работой с документами занимаются не только секретари. Приходится создавать документы, сохранять их на компьютере и носителях, защищать от потерь и несанкционированного доступа.

Управление документами в современной организации - сложная организационно-техническая задача. Без решения этой задачи в области документооборота предприятия могут возникать сложности. Для этого и внедряют корпоративную систему электронного управления документами.

В системе "Простой Бизнес" присутствуют функции для управления документами, ведения электронного документооборота. В системе ведется  учет всех документов, файлов, переписки с клиентами и деловыми партнерами. Это позволяет обходиться без личного секретаря. Его функции стало возможным заменить благодаря развитию информационным технологиям.