Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления > Октябрь 2010 > Менеджмент издалека: как удаленно управлять командой сотрудников

Менеджмент издалека: как удаленно управлять командой сотрудников

Ярон Синай, основатель и генеральный директор компании Elementool, специализирующейся на разработке инструментария для управления проектами в области информационных технологий, функционирующего в режиме SaaS ("софт как услуга"), рассказывает о своем опыте управления проектной командой удаленных сотрудников.

В глобальном мире современной экономики, где аутсорсинг является обычным делом, и Интернет позволяет работать практически из любого места нашей планеты, для компании является обычной практикой, когда большая часть ее сотрудников находится в различных местах за пределами главного офиса.

В частности, в области информационных технологий и разработок программного обеспечения различные вакансии зачастую заполнены внештатными работниками - фрилансерами. Специалисты могут находиться в разных странах, но, при этом, работать над одним проектом. Организация встреч, итоговых совещаний, либо просто общение с лидером проекта, становится задачей, которая должна быть преодолена.

В ситуациях, когда существует некоторая разница во времени, для координации ежедневных задач необходимо выработать основные правила и определить инструменты для совместной работы.

Общие проблемы в работе сотрудников

Как владелец бизнеса, имеющих распределенных географически сотрудников, я заметил, что рабочие имеют тенденцию быть более продуктивными и эффективными, когда они не чувствуют, что работают в одиночку. Существует несколько способов обойти эту проблему, даже если сотрудник на самом деле работает самостоятельно. Регулярные веб-встречи или телефонные звонки - это самый простой способ пообщаться и ответить на любые вопросы сотрудников. Зачастую эти встречи предупреждают появление ошибок в реализации проекта, которые могут возникнуть из-за плохой связи между членами проектной команды.

Часто нечетко установленные ожидания - в виде неправильно установленных сроков завершения работ или отсутствия контрольных точек - могут сорвать проект, выполняемый удаленными сотрудниками. Если работник находится не в офисе и не общается с остальной командой, он может очень легко забыть сроки выполнения работ или позволить им плавно удлиняться, поскольку у него нет постоянного напоминания. Для менеджера проекта необходимо установить четкие сроки и ожидания в начале проекта, чтобы работники смогли правильно спланировать время и темпы их работ. Кроме того, в случае веб-работников или удаленной рабочей силы, работодатели зачастую не в состоянии воспользоваться всеми преимуществами современных технологий, чтобы наладить процесс общения.

Обмен информацией

В первую очередь, давайте обратимся к вопросу информации. В этот день и в этот век неприемлемо не уметь общаться со своей проектной командой. Существует множество веб-приложений, которые упрощают этот процесс и позволяют удаленным сотрудникам работать вместе, обмениваясь при этом любыми видами информации. Средства управления проектом, функционирующие в режиме "программное обеспечение как услуга" (SaaS), то есть веб-инструменты, которые размещены у производителя и доступны через веб-браузер, могут обеспечить форумы, чаты приложений, совместное использование файлов и общих календарей. Все эти инструменты доступны у одного поставщика, и зачастую работают вместе на одной инструментальной панели.

Используя обычное программное обеспечение или инструменты SaaS, менеджеры могут сделать доступными для всеобщего просмотра и редактирования детали проекта, легко доводить до сведения членов проектной команды любые изменения в проекте, новые инструкции. Члены команды могут получать документы и обмениваться ими без возникновения проблем с брандмауэрами или спам-фильтрами, они могут давать советы или получать замечания, используя чат-клиент или форум. Наличие общих календарей избавляет от необходимости планирования совещаний, поскольку вы всегда видите, когда доступен тот или иной сотрудник.

Сроки и приоритеты проекта

Установка четких ожиданий в начале проекта, наряду с контрольными точками и сроками завершения работ, позволяет работникам рассчитывать темпы своей работы и максимально эффективно использовать свое время. Когда ваши сотрудники имеют четкое представление о сроках выполнения работ и датах предоставления отчетов, они могут планировать свое время, не удивляясь впоследствии неожиданно возникшей контрольной точке. Автоматизированная рассылка напоминаний о предстоящих контрольных точках может служить мягким напоминанием, без ощущения того, что босс стоит у тебя за спиной.

Когда Вы рассматриваете текущие и предстоящие задачи ваших сотрудников, собираете доклады о положении дел, назначаете задачи и просматриваете состояние всех текущих проектов, можно легко забыть, что Вы все находитесь не в одном офисе. Многие инструменты управления задачами в этой категории также позволяют менеджерам назначать задачи своим сотрудникам по мере поступления заявок от заказчиков. Настройки приоритетов позволяют донести до сведения членов команды, какие вопросы требуют немедленной реакции, а какие могут подождать.

Резюме для эффективного управления проектами

Управление командой, которая разбросана по всему миру, является большой проблемой, но она не обязательно должна быть сложной. Вы сможете обойтись без преимуществ совместного нахождения в офисе, таких как ежедневное живое общение и возникающие экспромтом совещания для разъяснения и уточнения состояния дел по проекту.

Однако нельзя недооценивать преимущества наличия мотивированных работников, работающих в наиболее комфортной для себя среде. Кроме того, возможность набирать персонал без географических ограничений позволяет вам выбрать лучшие работников независимо от того, где они находятся, не беспокоясь о накладных расходов по содержанию служебных помещений и оборудования.

Система управления организацией "Простой бизнес" идеально подходит в качестве инструмента управления удаленно расположенным персоналом. Благодаря реализованным в системе возможностям совместной работы, не важно, где находятся сотрудники компании - за соседним столом или на другой стороне земного шара. Коммуникационные возможности системы позволяют обмениваться быстрыми текстовыми сообщениями как в ICQ, но c возможностью одновременного общения нескольких пользователей, осуществлять голосовые звонков и конференции, а также подключать внешние шлюзы для сообщений e-mail, смс.

Комментарии