Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Январь 2022 > Тайм-менеджмент в 2022 году: 5 советов по управлению временем
Возможно, вы знаете людей, которые успевают все и даже больше. Как им это удается? Тайм-менеджмент – вот ответ. Как же стать более продуктивными в 2022 году?
Тайм-менеджмент – это искусство организации и распределения времени. Он максимизирует продуктивность и позволяет достичь поставленных целей. Тайм-менеджмент повышает производительность труда и удовлетворенность жизнью, снижая при этом стресс. Отличники не появляются просто так. Скорее, они отточили таланты, необходимые для достижения большего за меньшее время.
Продуктивность – это навык.
Это приобретенный навык, которому должен научиться каждый. Есть несколько инструментов, стратегий и подходов, которые могут вам помочь.
Планируйте свое время, чтобы сделать что-то быстрее
Плановое управление календарем поможет вам сформировать устойчивые привычки, добиться результатов и повысить ваши шансы на успех.
Совет №1. Проведите аудит времени.
Для начала выясните, как вы проводите время. Люди плохо оценивают продолжительность задачи. Допустим, вам нужно отправить электронное письмо из 300 слов. Вы думаете: «Отправить письмо по электронной почте легко. Это займет всего 5 минут». Однако составление письма, его вычитка, определение адресов электронной почты – все это обязанности могут увеличить продолжительность задачи. Ваше 5-минутное электронное письмо может занять 20 минут, что на 500% дольше, чем ожидалось.
Вам нужно знать, что действительно отнимает у вас время. Вот почему полезен временной аудит. Самый простой подход к проведению аудита времени – использование программного обеспечения для отслеживания календаря. Отслеживайте свои занятия в течение недели, чтобы получить точную картину использования времени. Затем изучите отчеты в конце недели и проанализируйте время, которое вы тратите на различные домашние дела. С этими данными вы можете быстро улучшить ситуацию.
Совет № 2: Ставьте реалистичные цели и расставляйте приоритеты.
Тайм-менеджмент вам не поможет, если у вас слишком много дел. Проведя аудит времени, вы поймете, нужно ли вам лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел. Воспользуйтесь четырьмя принципами управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить. Можно распределить ваши обязанности следующим образом:
Делать: важные и срочные задачи.
Отложить: важные, но не слишком срочные задачи.
Делегировать: срочные, но неважные задачи.
Удалить: не слишком срочные или некритические задачи.
Эти методы помогут вам решить, какие задания назначить приоритетом, запланировать, делегировать или удалить. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.
Совет № 3. Составьте ежедневную стратегию управления.
Вы можете делать это утром или в конце дня накануне. Составьте список дел. Даже с точки зрения личной продуктивности предпочтительнее занижать обещания и перевыполнять план.
Совет № 4. Планируйте в воскресенье.
Это поможет сосредоточиться на ваших важнейших целях в течение рабочей недели и позволит переходить из режима выходных в «рабочий режим» в понедельник утром. Во-первых, потратьте несколько минут в воскресенье на планирование всей недели. Затем разбейте еженедельные цели на ежедневные дела, чтобы добиться большего.
Вы сможете сразу увидеть свои ежедневные задачи. Запланируйте низкоприоритетную работу на пятницу и другие дни с низким энергопотреблением. За неделю меняется уровень энергии и творчества. Завершайте творческие проекты во вторник и среду. Планируйте встречи на четверг, когда у вашей команды упадет энергия. Планируйте и общайтесь по пятницам и понедельникам.
У личной продуктивности есть сотни вариаций. Поскольку все работают по-своему, экспериментирование с этими методами тайм-менеджмента поможет вам найти идеальную стратегию для вас.
Совет № 5. Первым делом завершите самые важные и трудоемкие дела.
«Первые несколько часов работы обычно наиболее плодотворны. Это потому, что вы можете лучше сосредотачиваться, пока ваш мозг не полностью проснулся и у него меньше энергии для мечтаний и других обязанностей. Так что желательно с утра выполнять свои самые интеллектуальные обязанности первым делом», – говорит автор рекомендаций – писатель Хантер Майне.
Чтобы отслеживать и повышать личную эффективность в следующем году, используйте возможности CRM-системы «Простой бизнес». Программа фиксирует, сколько времени вы или ваши сотрудники тратят на решение той или иной задачи, позволяет вести календарь дел, статистику и многое другое.
