Система электронного документооборота: Эффективная работа организации

Основными задачами системы электронного документооборота являются:

• Единая комплексная база документов;
• Общая база контактов и электронной корреспонденции;
• Наладка автоматизированной системы по контролю за договорами и счетами;
• Осуществление контроля за исполнением поручений по документам;
• Систематизация управления проектами и задачами по проектам;
• Систематизация по работы с контрагентами и управление документооборотом с ними;
• Приведение документации в порядок;
• Безопасный и постоянный доступ к документам;
• Легкий и быстрый поиск информации;
• Автоматизация и контроль за бизнес-процессом в организации;

Преимущества системы электронного документооборота

• Внедрив системы электронного документооборота, за счет рациональной организации работы с документами повышается эффективность работы организации;
• Связывая при помощи обмена информации сотрудников, идет автоматизация бизнес-процессов;
• Повышение управляемости и прозрачности документации организации;
• Получив вовремя актуальную информацию, появляется возможность принимать взвешенные и своевременные решения;
• Формализуются требования к основным бизнес-процессам и к их участникам;
• Повышается качество в управление организацией;
• Значительно снижается риск утечки важной информации.

Автоматизация документооборота и бизнес процессов путем внедрения системы управления, существенно повышает управляемость в движении и хранении практически любого типа информации Вашей организации (особенно если имеются в наличии территориально удаленные подразделения). Благодаря автоматизации, обеспечивается не только полная управляемость бизнес-процессами и прозрачность компании, но и удается вывести на новый качественный уровень контроль их выполнения работниками.

Помощь такой системы в организации управления информационными ресурсами недооценивать нельзя. В ней проектируется и поддерживается рабочее состояние единой системы электронного документооборота (СЭД) и бизнес процессов, где даются четкие ответы на поставленные вопросы: "кто и что делает?", "какова последовательность?", "что получаем на входе и предоставляем на выходе?". И самый главный вопрос: "кто за это все отвечает?"

Эффективность работы организации при внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота позволяет выполнить следующее:

• Не просто организовать традиционное делопроизводство ('лектронный архив), но интегрировать его с бизнес — процессом (workflow);
• Внедрить полную автоматизацию в электронный документооборот предприятия, обеспечить полный жизненный цикл в работе с документами всех видов (управление документооборотом, систематизация, создание и редактирование, утверждение и поиск и т.д.);
• Создается прозрачная и понятная система ответственности и выполнения порученных работ на предприятие;
• Осуществляется оперативный контроль за сроками и другими параметрами выполнения задач и проектов в целом;
• Выполняется комплексная поддержка всей системы менеджмента качества, с созданием объемной базы знаний (корпоративное хранилище процедур и регламентов);
• Реализуется оперативная работа коллектива с задачами и документами, причем с гибким разграничением прав доступа к управлению информацией;
• Выполняется автоматизация бизнес-процесса (схема бизнес-процесса) и согласование документации (маршруты документов);
• Снижаются временные и стоимостные издержки, возникающие во время передачи информации в ходе работы по выполнению бизнес-процессов;
• Сокращается время на принятие решений, благодаря описанию четких и понятных инструкций;
• Значительно уменьшается время на обучение персонала: работник получает четкое описание своих обязанностей в виде разработанной должностной инструкции;
• Дается полная гарантия на завершение инициированных в системе бизнес-процессов — система сама автоматически следит за появлением задержек и сообщает об этом в виде отчета или уведомления;
• За счет снижения времени, траченного на передачу информации в ходе бизнес-процесса и управление информационными ресурсами, повышается производительность труда сотрудников, работающих в офисе;
• Улучшается реакция предприятия на внешние события;
• Путем простого, но тем не менее качественного внесения изменении в текущий бизнес-процесс, организация становится более гибкой;
• Обеспечивается безопасное и надежное хранение информационных материалов, тем самым можно снизить риск в допуске к управлению информационными ресурсами постороннего человека;
• Снижается влияние "человеческого фактора" на бизнес и дальнейшее развитие организации.

Система "Простой бизнес" позволяет эффективно работать организациям, планирующих ввести электронное управление информацией (документами) и внедрить бюджетирование (управленческий учет), а не только автоматизацию документооборота или бизнес-процессов. Это происходит лишь благодаря тесной интеграции с системой финансового управления.