Наверх

Продукт > Документы > Система электронного документооборота

Система электронного документооборота: эффективная работа организации

Смотреть мастер-класс по теме

Основными задачами системы электронного документооборота являются:

  • Единая комплексная база документов;
  • Общая база контактов и электронной корреспонденции;
  • Наладка автоматизированной системы по контролю за договорами и счетами;
  • Осуществление контроля за исполнением поручений по документам;
  • Систематизация управления проектами и задачами по проектам;
  • Систематизация по работы с контрагентами и управление документооборотом с ними;
  • Приведение документации в порядок;
  • Безопасный и постоянный доступ к документам;
  • Легкий и быстрый поиск информации;
  • Автоматизация и контроль за бизнес-процессом в организации;

Преимущества системы электронного документооборота

  • Внедрив системы электронного документооборота, за счет рациональной организации работы с документами повышается эффективность работы организации;
  • Связывая при помощи обмена информации сотрудников, идет автоматизация бизнес-процессов;
  • Повышение управляемости и прозрачности документации организации;
  • Получив вовремя актуальную информацию, появляется возможность принимать взвешенные и своевременные решения;
  • Формализуются требования к основным бизнес-процессам и к их участникам;
  • Повышается качество в управление организацией;
  • Значительно снижается риск утечки важной информации.

Автоматизация документооборота и бизнес процессов путем внедрения системы управления, существенно повышает управляемость в движении и хранении практически любого типа информации Вашей организации (особенно если имеются в наличии территориально удаленные подразделения). Благодаря автоматизации, обеспечивается не только полная управляемость бизнес-процессами и прозрачность компании, но и удается вывести на новый качественный уровень контроль их выполнения работниками.

Помощь такой системы в организации управления информационными ресурсами недооценивать нельзя. В ней проектируется и поддерживается рабочее состояние единой системы электронного документооборота (СЭД) и бизнес процессов, где даются четкие ответы на поставленные вопросы: "кто и что делает?", "какова последовательность?", "что получаем на входе и предоставляем на выходе?". И самый главный вопрос: "кто за это все отвечает?"

Эффективность работы организации при внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота позволяет выполнить следующее:

  • Не просто организовать традиционное делопроизводство (электронный архив), но интегрировать его с бизнес - процессом (workflow);
  • Внедрить полную автоматизацию в электронный документооборот предприятия, обеспечить полный жизненный цикл в работе с документами всех видов (управление документооборотом, систематизация, создание и редактирование, утверждение и поиск и т.д.);
  • Создается прозрачная и понятная система ответственности и выполнения порученных работ на предприятие;
  • Осуществляется оперативный контроль за сроками и другими параметрами выполнения задач и проектов в целом;
  • Выполняется комплексная поддержка всей системы менеджмента качества, с созданием объемной базы знаний (корпоративное хранилище процедур и регламентов);
  • Реализуется оперативная работа коллектива с задачами и документами, причем с гибким разграничением прав доступа к управлению информацией;
  • Выполняется автоматизация бизнес-процесса (схема бизнес-процесса) и согласование документации (маршруты документов);
  • Снижаются временные и стоимостные издержки, возникающие во время передачи информации в ходе работы по выполнению бизнес-процессов;
  • Сокращается время на принятие решений, благодаря описанию четких и понятных инструкций;
  • Значительно уменьшается время на обучение персонала: работник получает четкое описание своих обязанностей в виде разработанной должностной инструкции;
  • Дается полная гарантия на завершение инициированных в системе бизнес-процессов - система сама автоматически следит за появлением задержек и сообщает об этом в виде отчета или уведомления;
  • За счет снижения времени, траченного на передачу информации в ходе бизнес-процесса и управление информационными ресурсами, повышается производительность труда сотрудников, работающих в офисе;
  • Улучшается реакция предприятия на внешние события;
  • Путем простого, но тем не менее качественного внесения изменении в текущий бизнес-процесс, организация становится более гибкой;
  • Обеспечивается безопасное и надежное хранение информационных материалов, тем самым можно снизить риск в допуске к управлению информационными ресурсами постороннего человека;
  • Снижается влияние "человеческого фактора" на бизнес и дальнейшее развитие организации.

Система "Простой бизнес" позволяет эффективно работать организациям, планирующих ввести электронное управление информацией (документами) и внедрить бюджетирование (управленческий учет), а не только автоматизацию документооборота или бизнес-процессов. Это происходит лишь благодаря тесной интеграции с системой финансового управления.

Смотреть мастер-класс по теме