Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления > Май 2011 > 7 правил экстремального тайм-менеджмента

7 правил экстремального тайм-менеджмента

В современном бизнесе прежние техники тайм-менеджмента недостаточно эффективны. Изменения проистекают очень быстро, многие процессы стали происходить мгновенно, поэтому ранее использовавшиеся практики устарели. Ниже приведены 7 правил экстремального тайм-менеджмента, которые помогут вам эффективнее организовать управление бизнесом и вернуть контроль над своей жизнью.

I. Знайте, почему и для чего вам нужно изменить отношение к времени

Каков первый шаг в установлении контроля над временем? По мнению консультанта Бренды Буратти (Right Now Communications), прежде всего, важно понять, почему вы пытаетесь произвести изменения. Наши навыки в управлении временем - это привычки, а привычки очень сложно менять, поэтому нужна серьезная причина для этих изменений. Кто-то меняется ради того, чтобы увидеть, как растут его дети, кто-то ради карьеры - а каковы ваши причины?

II. Следите за тем, на что уходит время и анализируйте это

После того, как вы поняли, зачем вам менять свои привычки тайм-менеджмента, настало время выйти из режима автопилота и принимать решения осознанно. Ведь привычки действуют как раз на автомате - для их реализации не нужно прикладывать практически никаких усилий. Большинство из нас просто не замечает, на что уходит его время, поэтому нужно записывать все происходящее. Бренда рекомендует записывать все, на что вы тратите время в онлайн-режиме, не откладывая это дело на конец дня, когда многие важные моменты просто забудутся. После того, как вы вели такие записи несколько дней, нужно изучить журнал и сделать выводы, на что время тратится впустую.

Обычно это:

  • безрезультатные совещания, переговоры и встречи;
  • какие-либо помехи вашему делу извне, перерывы и паузы;
  • выполнение незначительных задач.

Если совещания неэффективны, избавьтесь от них или проводите их по-другому.

III. Задайте четыре важных вопроса

  • Каковы ваши главные приоритеты? (часто наш тайм-менеджмент ориентирован на прошлогодние приоритеты)
  • Как лучше всего использовать ваше время для поддержки этих приоритетов? (например, убрать из списка приоритетов задачи, поддерживающие не столь важные цели)
  • Каковы именно ваши первостепенные задачи? Те, решить которые можете только вы? (некоторые недавно вступившие в должность руководители берутся за управление задачами прежнего руководителя, которыми они заниматься не должны)
  • Что меняется в вашем мире оттого, как вы тратите ваше время? (время меняется все быстрее, ваш бизнес и вы сами должны оперативно на это реагировать, поэтому установка "а мы всегда так делали" совершенно не годится).

Ответы на эти вопросы покажут вам скрытые возможности для высвобождения времени.

IV. Ликвидируйте задачи

Не занимайтесь теми делами, которые вы можете ликвидировать или делегировать сотрудникам организации, в чей профиль работы входит эта задача - такой шаг позволит повысить эффективность управления персоналом. Эти, казалось бы, небольшие задачки забирают немало времени - и вот уже набегает несколько часов в неделю. Составленный журнал времени поможет вам увидеть, сколько часов у вас уходит не на "свои" дела.

V. Избавьтесь от ненужных пауз, перерывов и помех в работе

Одно из исследований личной эффективности показало, что если человека отвлекают от дела, то это нарушает концентрацию, снижает продуктивность на 5-15 минут. Можно представить, что происходит с эффективностью и продуктивностью работника, у которого всегда открыты окна чата и включены оповещения всех сервисов, если одно только отключение оповещений об обновлении электронной почты высвобождает час в день. Изучите ваш журнал "расходования времени", где записано, кто чаще всего вас отвлекает, и составьте расписание встреч с этими людьми, чтобы они приходили к вам в заранее назначенное время.

VI. Найдите время для обдумывания стратегии

Зарезервируйте хотя бы полдня в неделю, чтобы "притормозить" и подумать о том, куда вы движетесь. Стоит отметить: несмотря на то, что это время действительно расходуется с большой пользой, оно по-прежнему не всегда в приоритете по сравнению с менее важными, но более срочными задачами.

VII. Цените ваше время

Время - невозобновляемый ресурс, тратьте его на важные для вас цели. Никто не будет уважать ваше время больше вас самих.

Повысить эффективность управления временем и автоматизировать контроль над ним - одна из главных задач системы управления организацией "Простой бизнес". В системе предусмотрен ряд инструментов управления рабочим временем: например, функция "Мои задачи" позволяет распределять поручения между сотрудниками и взаимодействовать с их исполнителями в онлайн-режиме, назначая приоритеты и сроки реализации каждой из задач.

Комментарии