Наверх

Назад к версиям > Начало работы

Начало работы

Содержание раздела

Одним из начальных этапов работы с системой является создание организации. Быстро создать и настроить организацию новому пользователю поможет «Мастер быстрого начала работы». Пройдя несколько простых шагов, Вы сможете создать организацию, настроить почтовый ящик для получения и отправки писем.

«Мастер быстрого начала работы» запускается при первом входе в систему, а так же при создании новой организации (кнопка – «Создать организацию» на главной странице системы). Мастер поможет Вам создать свою организацию или вступить в существующую. Любой шаг мастера может быть пропущен. Также Вы можете возвращаться к предыдущим шагам.

Создание новой организации

Выбор кнопки «Создать новую организацию» вызовет окно создания новой организации.

В этом окне Вы можете заполнить основные сведения об организации. Название организации – обязательное поле для заполнения. Остальные поля могут быть заполнены позже на странице свойств организации.

Следующий шаг мастера – «Создание почтового ящика». Вы можете подключить почтовый ящик в организации на домене prostoy.biz.

Настроить правила к созданному почтовому ящику, а также создать другие почтовые ящики Вы можете в разделе «Почта».

Следующий шаг мастера «Создание организации». После успешного создания организации на экране появится соответствующее сообщение.

Вступление в существующую организацию

Выбор варианта «Я хочу найти организацию, в которой работаю» приведет Вас к шагу расширенного поиска организаций, пользователей или документов.

Вы можете осуществлять поиск по одной из пяти вкладок: пользователи, организации, задачи, файлы, дела.

На вкладке «Организации» предоставляется возможность найти нужную организацию и подать заявку на вступление.

Главная страница

На главной странице системы представлены основные возможности системы, использование которых сделает Вашу работу удобной и эффективной.

Каждый пользователь может состоять в нескольких организациях. Для перехода к другой организации, либо к Вашему личному блоку или к избранному, достаточно выбрать нужную организацию, раздел «Личное» или раздел «Избранное» из выпадающего списка в левом верхнем углу.

Раздел «Избранное» служит для быстрого доступа к объектам, которые Вы часто используете, ускоряя к ним доступ. Содержит пять групп объектов: Задачи, Проекты, Контакты, Таблицы и Файлы. Вы можете управлять этими группами, добавляя объекты с помощью кнопки «Добавить», расположенной на нижней панели.

Также можно добавить объекты в избранное из контекстного меню по задаче, проекту, контакту, таблице или файлу выбрав пункт «Добавить в избранное».

В правом верхнем углу на стартовой странице системы Вы можете быстро перейти к нужной задаче, таблице,  пользователю, контакту, а также перейти к расширенному поиску, нажав на иконку лупы и выбрав соответствующий переключатель в окне «Поиск».

При нажатии на иконку Вы увидите последние новости, а также историю открытых задач и просмотренных файлов.

На вкладке «Новости» видны актуальные новости рабочего процесса, сгруппированные по задачам. Из ленты новостей можно сразу открыть задачу, к которой относится эта новость, – кнопка «Перейти к задаче». Также можно закрыть все новости, связанные с данной задачей, или скрыть только выбранные новости. 

С каждой новостью в ленте можно выполнить следующие действия:

  • Создать дело;
  • Комментировать;
  • Цитировать;
  • Копировать;
  • Копировать ссылку;
  • Переместить;
  • Изменить категорию.

При получении новых новостей в верхней части окна «Оповещения» появляется мигающая надпись, при нажатии на которую свежие новости отобразятся в ленте.

Внизу окна «Оповещения» расположены кнопки:

  • Очистить историю – скрыть все новости из ленты;
  • Получить новости – проверить новые оповещения;
  • Закрыть – закрыть окно «Оповещения».

Нажатие кнопки «Отправить SMS» открывает окно отправки SMS-сообщения. Также отправить SMS Вы можете из раздела «SMS» на главной странице.

Кнопка «Добавить заметку»  дает возможность добавления небольших заметок-стикеров. Вы можете изменять фон заметок, включать и отключать отображение заметок;

Нажатие кнопки «Чат» открывает окно выбора пользователя, с которым Вы собираетесь начать переписку в чате.

Внизу главной страницы расположены следующие кнопки:

  • «Биллинг» – открывает страницу, на которой Вы можете контролировать баланс на личном счету и на счетах организаций, в которых Вы состоите;
  • «Контакты» – открывает раздел «Контакты», где Вы можете создавать, группировать и хранить различные полезные контакты;
  • «Настройки» – открывает окно с настройками системы, которое разделено на две вкладки: «Общие настройки» – включения и выключения чата, звука при поступлении новых оповещений и прочее; вкладка «Учетная запись» содержит персональные ссылки для скачивания инсталлятора программы «Простой бизнес», возможность смены пароля;

  • «ЭЦП» – открывает раздел «Сдача отчетности», в котором Вы сможете отправлять отчеты в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС или Росстат) после получения сертификата электронной подписи;
  • «Windows» – скачивает инсталлятор программы «Простой бизнес»;
  • «Mac OS» – осуществляет переход к странице iTunes в браузере для установки приложения «Простой бизнес» для Mac;
  • «iOS» – осуществляет переход к странице iTunes в браузере для установки приложения «Простой бизнес» для iOS;
  • «Android» – осуществляет переход к странице Google Play в браузере для установки приложения «Простой бизнес» для Android;
  • «Партнерам» – вход в партнерский кабинет;
  • «Выход» – выход пользователя из системы.

Основную часть главной страницы занимают плитки, нажатие на которые открывает соответствующие разделы системы:

  • В разделе «Моя организация» владелец или администратор организации могут изменять контактные данные, реквизиты организации, загружать ресурсы (логотип, печати, сертификаты и т. д.), а также разграничивать права доступа пользователей на уровне организации;
  • В разделе «Задать вопрос» Вы можете задать интересующий Вас вопрос техподдержке «Простого бизнеса»;
  • Выбор плитки «Справка» открывает в браузере справочное руководство по системе «Простой бизнес»;
  • Выбор плитки «База клиентов» открывает таблицу «База клиентов» организации, выбранной в левом верхнем углу главной страницы;
  • Выбор плитки «Пригласить сотрудника» открывает страницу, на которой Вы можете пригласить в организацию других пользователей системы «Простой бизнес», а также людей, еще не зарегистрированных в системе;
  • В разделе «Персонал» отображаются пользователи системы «Простой бизнес», состоящие с Вами в одной организации. Вы можете подружиться с другими пользователями системы «Простой бизнес», общаться с ними с помощью различных средств связи, имеющихся в системе (чат, видеоконференции, звонки, обмен SMS-сообщениями, переписка по e-mail и в задачах), вступать в организации, участвовать совместно с другими пользователями в решении задач и многое другое;
  • Выбор плитки «Личная анкета» открывает страницу, на которой Вы можете заполнить информацию о себе;
  • Раздел «Календарь» – обеспечивает удобный просмотр рабочего графика, позволяет вносить в него коррективы и дополнения в любой момент времени. Используя календарь дел можно точно планировать распорядок дня, недели, месяца. Календарь дает возможности создавать дела, запускать их на выполнение, завершать либо отменять дела, оставлять заметки к выбранному делу и прочее;
  • Раздел «Таблицы» – предназначен для хранения данных любого типа в универсальной таблице. Для облегчения работы с данными в универсальной таблице реализованы различные варианты поиска, сортировки, группировки, экспорт и импорт данных и многое другое;
  • Раздел «Проекты» – отображает список проектов и задач организации. В данном разделе доступны инструменты разграничения прав доступа к проектам и задачам, работы с задачами и документами проекта и другие инструменты для эффективной работы;
  • Раздел «Видеоконференции» – является эффективным средством решения вопроса общения в реальном времени территориально разнесенных пользователей, позволяет участникам не только обмениваться видео и аудиоинформацией, но и передавать другие полезные данные;
  • Раздел «Файлы» – содержит возможности поиска и работы с файлами проектов и задач, управления дисковым пространством, просмотра и удаления ненужных файлов организации. Данный раздел доступен владельцу и администратору организации;
  • Раздел «Чаты» – позволяет Вам обмениваться сообщениями с любым пользователем, который состоит в организации, либо находится в группе «Мои друзья»;
  • Выбор плитки «Позвонить» открывает окно «Исходящий звонок», с помощью которого Вы можете связаться с другим пользователем системы «Простой бизнес», а также позвонить на внешний телефонный номер;
  • Раздел «SMS» – возможность отправки SMS-сообщений из системы на номер любого оператора мобильной связи.

Настройка свойств организации

Организация – совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели на основе разделения задач, обязанностей между пользователями организации. Каждый пользователь системы может создавать организации, приглашать в них других пользователей, создавать проекты и задачи, а также вступать в другие организации.

В разделе «Моя организация» владелец или администратор организации могут изменять контактные данные, реквизиты организации, загружать ресурсы (логотип, печати, сертификаты и т. д.), а также разграничивать права доступа к организации для пользователей организации. 

Реквизиты организации представлены в древовидной форме и разделены на несколько вкладок: «Организация», «Ресурсы», «Доступ», «Почтовые шлюзы».

Вкладка «Организация»

Здесь представлена общая и контактная информация об организации, которая была указана при создании. Для владельца и администратора организации дополнительно доступен раздел «Статистика», в котором приводятся сведения о владельце организации, количестве проектов, задач, контактов, пользователей, размере дискового пространства на сервере, статистические сведения по количеству SMS и писем.

Редактировать информацию об организации имеют право владелец и администратор организации. Также им доступна кнопка «Восстановить данные», дающая возможность восстановить удаленные проекты, задачи, таблицы, контакты и другие данные.

Вкладка «Ресурсы»

В данном случае под ресурсами организации подразумеваются различные правоустанавливающие документы, логотипы, печати, подписи руководителя и другое. Руководитель организации может отсканировать подобные документы и загрузить их в систему для дальнейшего использования. Информация на вкладке «Ресурсы» может использоваться при формировании счетов.

Для загрузки ресурсов компании достаточно нажать кнопку   , в результате чего Вы сможете загрузить файл для выбранного ресурса компании. Удалить ресурс компании можно путем нажатия на ссылку «Очистить».

Справа представлен список категорий организации.

Для добавления новой категории организации достаточно нажать на кнопку «Создать» и в окне «Новая категория» указать название и цвет категории.

Для редактирования категории достаточно выбрать в списке желаемую категорию и нажать на кнопку «Изменить». Для удаления категории – на кнопку «Удалить».

Вкладка «Почтовые шлюзы»

На вкладке «Почтовые шлюзы» администратор или владелец организации могут настроить почтовые ящики для быстрой отправки и получения почты для всей организации.

В рабочей области отображается список почтовых серверов и подключенных почтовых ящиков. Для отображения всех доступных почтовых серверов достаточно снять галку в поле «Скрыть сервера без почтовых ящиков».

Слева внизу страницы доступны следующие функциональные кнопки:

  «Prostoy.biz»  открывает форму создания ящика на домене Prostoy.biz.

 – «Удалить»  удаляет выбранный сервер или почтовый ящик.

– «Создать сервер»  открывает форму создания почтового сервера.

 – «Создать шлюз» – открывает форму создания почтового ящика.

  – «Создать правило» – открывает форму создания нового правила для обработки входящих почтовых писем.

  – «Обновить данные» – обновляет информацию на странице.

Настройка телефонных шлюзов

На базе «Простого бизнеса» пользователи могут создавать корпоративную телефонную систему и настраивать ее работу удобным для себя образом.

Настроить телефонию для работы с внешними звонками могут владелец и администратор организации, пользователь с правом «Настройка» на вкладке «Телефония» в разделе «Моя организация». Пользователю доступны следующий функции:

  • Подключение/удаление телефонного шлюза;
  • Настройка доступа к исходящим звонкам для пользователей организации;
  • Настройка правил обработки входящих вызовов.

Для организации предоставляется один телефонный шлюз по умолчанию, на счету которого изначально для VIP-организации – 500 р./мес., для профессиональной организации – 200 р./мес., для обычной организации – 50 р. (единоразово, для тестирования).

Создание телефонного шлюза

Для создания в Вашей организации телефонного шлюза зарегистрируйтесь в каком-либо сервисе IP-телефонии с поддержкой SIP-протокола. Получите у провайдера настройки подключения учетной записи и подключите зарегистрированную учетную запись к системе «Простой бизнес».

Для подключения учетной записи sip-провайдера к системе «Простой бизнес» перейдите в раздел настройки телефонии и нажмите «Создать шлюз» в правой части страницы.

В открывшемся окне заполните обязательные поля для ввода учетных данных:

«Название» – задается пользователем произвольно;

«Сервер» – имя домена или ip-адрес sip-провайдера;

«Логин» – SIP ID или логин учетной записи;

«Номер» - номер, закрепленный за данной учетной записью.

Создайте телефонный шлюз, нажав кнопку «Сохранить».

Настройка телефонного шлюза

При создании шлюза владелец или администратор организации автоматически получают возможность осуществлять звонки. Для остальных пользователей возможность осуществлять звонки настраивается в окне редактирования шлюза на вкладке «Доступ на исходящие».

Для настройки доступа на входящие звонки нажмите «Создать правило».

В открывшемся окне укажите параметры обработки входящих звонков:

  • Временной период;
  • Внешние номера телефонов, на которые будут приходить входящие вызовы по данному шлюзу;
  • Сотрудников организации, на которых распространяется правило.

Для удаления телефонного шлюза/правила нажмите на кнопку удаления и в открывшемся диалоговом окне подтвердите действие.

Вкладка «Доступ»

На вкладке «Доступ» осуществляется назначение пользователям прав доступа к организации.

В списке перечислены пользователи, состоящие в данной организации.

Напротив каждого сотрудника выбирается роль:

  •  «Администратор» – имеет доступ ко всем проектам организации, может создавать новые проекты, перемещать проекты; имеет доступ к ресурсам организации; может назначать права на создание счетов в организации;
  • «Настройка» – открывает доступ на выполнение конфигурирования свойств и осуществление настроек организации без доступа к данным организации. Теперь руководитель компании может поручить выполнение настроек организации ответственному сотруднику. Основным отличием от имеющейся роли «администратор» является то, что у роли «Настройка» будет ограничен доступ к информации организации;
  •  «Счета» – имеет право создавать счета в задачах организации;
  • «Оплата» – имеет право производить оплату;
  • «SMS» – имеет право отправлять SMS-сообщения;
  • «Статусы» – имеет доступ к просмотру статусов, а так же списка дел сотрудников компании.
  • «Таблицы» – имеет доступ к таблицам организации;
  • «Шаблоны» – имеет право использовать шаблоны документов;
  • «Анкеты» – имеет доступ просматривать анкетные данные пользователей;
  • «Бухгалтер» – доступ к бухгалтерским документам, счетам, проводкам, хозяйственным операциям.
  • «Сайты» – право создания и публикации сайтов.

Опция «Только с доступом» – при включенной опции отображаются те группы и пользователи, у которых есть доступ.

В нижней части вкладки расположено поле для ввода ФИО сотрудника для осуществления поиска. При вводе первых букв ФИО список сотрудников фильтруется.

Данная вкладка доступна только владельцу и администратору организации.

Моя анкета и раздел "Личное"

Для просмотра и редактирования своих анкетных данных выберите плитку «Личная анкета». Анкетные данные представлены на вкладке «Информация». Для заполнения данных нажмите на ссылку с названием свойства и в развернутой форме свойства заполните данные, нажмите «Сохранить».

На вкладке «Статистика» в виде столбчатой диаграммы представлена статистика активности пользователя за выбранный интервал времени - количество выполненных звонков, отправленных комментариев и SMS-сообщений и другие показатели.

В разделе «Личное» содержатся Ваши личные данные.

Вы можете подружиться с любым другим пользователем системы «Простой бизнес». Для этого достаточно найти пользователя (кнопка «Поиск»), с которым Вы хотите подружиться и отправить ему приглашение о дружбе. В разделе «Друзья» отображаются пользователи, которые приняли приглашение о дружбе.

В разделе «Контакты» содержатся Ваши личные контакты и группы контактов. На странице «Личные контакты» Вы можете создавать новые контакты и группы контактов, а также удалять их.

В разделе «Личные проекты» можно создавать новые проекты и задачи, просматривать свойства проекта, управлять правами доступа к проекту, просматривать файлы, которые были вложены в задачи проекта, а также удалять проекты и задачи из проектов.