Инструкция по работе с документами в CRM-системе

Содержание раздела

• Добавление документов к задаче
• Добавление документов к записям таблицы

Сотрудники организации, имеющие право доступа «Админ», «Настройка» или «Шаблоны», могут на основе шаблонов быстро составлять необходимый пакет документов.

Добавление документов к задаче

Добавить к задаче пакет документов можно, нажав на кнопку «Документы», расположенную под лентой комментариев задачи. По нажатию на эту кнопку откроется окно «Документы», в котором для формирования пакета документов предоставлены следующие возможности:

• «Счет» – номер счета, присваивается автоматически. Изменить счет можно, щелкнув левой кнопкой мышки по номеру и введя нужное значение в поле ввода.
• «Менеджер» – автоматически подставляется ФИО пользователя, создававшего пакет документов. Изменить менеджера по счету можно щелкнув левой кнопкой мышки по ФИО и выбрав ответственного менеджера в окне пользователей.
• Опция «Закрывающие документы» – при включении данной опции документам присваивается статус «Закрывающие документы».
• Опция «Не оплачено» – при включении данной опции документам присваивается статус «Оплачено».
• «Тип пакета» – список типов шаблонов документов, созданных владельцем или администратором организации. Под списком виден перечень документов, входящих в состав выбранного пакета документов. Укажите, какие из них включить в формируемый пакет документов.

Справа расположены 2 вкладки: «Товар» и «Информация».

На первой вкладке Вы можете внести данные по товарам и услугам – наименование, количество и стоимость. Под таблицей будет показана суммарная стоимость всех наименований. Заполненные данные автоматически подставятся в необходимые документы.

Для работы с записями над таблицей расположены строка поиска и кнопки:

– добавление новой записи в таблице;

– удаление выбранной записи из таблицы.

Чтобы изменить данные в таблице, установите курсор мыши в нужной ячейке таблицы и внесите правки.

На вкладке «Информация» задайте свойства документа, введя значения в нужные поля. Заполненные Вами данные автоматически подставятся в документ.

На нижней панели окна «Документы» доступны следующие функции:

• «Добавить документ» – добавление к выбранному пакету документов из другого пакета;

• «Сохранить» – сохранение изменений в формируемом пакете документов;
• «Просмотр документа» – открытие пакета документов на предварительный просмотр;

• «Экспорт» – формирование файла пакета документов для отправки клиентам или коллегам.

В окне «Экспорт» достаточно выбрать перечень документов для экспорта, а также формат выходного файла – pdf или rtf. После того, как файл успешно сформирован, Вы сможете скачать его и загрузить в любую задачу или отправить письмом. Можно также скопировать ссылку на полученный файл и передать клиенту любым удобным ему способом. Ссылка на документ действительна в течение 3-х дней.

Добавление документов к записям таблицы

Добавить пакет документов можно не только в задачу, но и к записи таблицы. Для этого достаточно открыть запись таблицы на редактирование и нажать на кнопку «Документы», расположенную внизу окна редактирования записи.

Откроется окно, аналогичное окну «Документы» в задаче.

Добавить счет можно, нажав на ссылку «Добавить счет», расположенную под списком «Счета».

К записи таблицы можно добавить неограниченное количество пакетов документов.