Наверх

Назад к версиям > Почта

Почта

Содержание раздела

Чтобы настроить почту для Вашей организации, нажмите на плитку «Моя организация» и, на открывшейся странице, перейдите на вкладку «Почтовые шлюзы».

Раздел «Почтовые шлюзы» содержит возможности создания и настройки почтовых ящиков, зарегистрированных на домене Prostoy.biz и внешних почтовых серверах для быстрой отправки и получения почты. Дополнительное удобство ведения переписки состоит в том, что ответы на отправленные письма из задачи, будут приходить в задачу автоматически.

Создание почтового ящика

Пользователи системы могут создавать почтовые ящики на домене Prostoy.biz. Создание ящика на домене Prostoy.biz осуществляется по кнопке «Prostoy.biz», которая расположена на левой панели внизу.

В появившемся окне необходимо ввести логин почтового ящика и нажать кнопку «Сохранить».

После сохранения почтовый ящик добавляется к списку ранее созданных почтовых ящиков и создается задача для почтовых сообщений.

Опция «Скрыть сервера без почтовых ящиков» – скрывает сервера, к которым не подключены почтовые ящики.

Подключение почтового сервера

В системе имеются настройки наиболее популярных почтовых серверов mail.ru, yandex.ru, rambler.ru, gmail.ru и т.д. Если необходимый сервер отсутствует, Вы можете самостоятельно указать его настройки. Данная возможность доступна в тарифе «Профи».

Для подключения почтового сервера, отсутствующего в списке базовых серверов нажмите кнопку «Создать сервер» и заполните форму данными.

Для успешного создания нового почтового сервера внесите параметры серверов POP и SMTP.

Далее заполните следующие поля:

  • «Название» – адрес почтового сервера;
  • «POP3-сервер», «IMAP-сервер» – в зависимости от настроек учетной записи на внешнем почтовом сервере, введите в соответствующее поле название сервера для входящей почты и укажите номер порта для данного сервера в поле «Порт»;
  • «SMTP-сервер» – имя сервера для исходящей почты. Рядом, в поле «Порт» укажите номер порта для SMTP-сервера;
  • «Проверять подлинность сертификата» – включите опцию, если сервер требует проверки подлинности;
  • «Использовать SSL» – включите опцию, если получение почтовых писем происходит по защищенному каналу;
  • «Безопасность» – выберите один из переключателей, определяющих способ соединения: выключено (по умолчанию), SSL или TSL.

По нажатию на кнопку «Сохранить» созданный почтовый сервер отобразится в списке почтовых серверов организации.

Подключение почтового ящика

Для подключения почтового ящика достаточно нажать кнопку «Создать шлюз». В результате чего появляется форма создания почтового ящика.

Далее заполните следующие поля:

– в выпадающем списке «Сервер» выберите один из почтовых серверов, существующих в организации;

– в поле «E-mail» укажите полное название почтового ящика;

– в поле «Логин» укажите логин почтового ящика;

– в поле «Пароль» укажите пароль доступа к указанному почтовому ящику;

– если для протокола SMTP будет использован другой почтовый ящик, снимите галку в опции «Этот же логин и пароль для SMTP» и введите в соответствующие поля название почтового ящика и пароль для протокола SMTP;

– опция «Личный ящик пользователя» – включите данную опцию, если создается не общий почтовый ящик организации, а корпоративный ящик для отдельного сотрудника. Рядом, в выпадающем списке выберите сотрудника данной организации. Задача, которая создается автоматически для ящика, назначится данному пользователю;

– опция «Пересылка активна» – если опция отключена, то данный ящик будет работать только для отправки исходящих писем, входящие приниматься не будут;

– опция «Не удалять сообщения с сервера» – после подключения почты к системе «Простой бизнес», письма останутся на сервере и не будут удалены;

– опция «Загружать исходящие письма на почтовый сервер» – письма, отправленные из системы «Простой бизнес» будут отображаться и в самом почтовом ящике;

– опция «Отмечать прочитанными входящие письма» – новые входящие письма, поступившие в систему «Простой бизнес», будут отмечены прочитанными;

– опция «Удалять входящие письма с почтового сервера при удалении в программе» – при удалении письма из задачи в системе «Простой бизнес», письмо будет удалено и из почтового ящика.

– кнопка «Тест» позволяет убедиться в правильности введенных данных для доступа к почтовому ящику. Если появляется окно ошибки, проверьте настройки почтового ящика и почтового сервера, в котором данный ящик создается.

После того, как все данные внесены, нажмите на кнопку «Сохранить».

Изменения в почтовом шлюзе можно внести, нажав на кнопку «Редактировать», расположенную напротив адреса почтового ящика.

В окне редактирования почтового ящика можно изменить наименование сервера, ввести новый логин и пароль.

Входящие письма в системе «Простой бизнес» отображаются в качестве комментариев. В зависимости от темы, отправителя или получателя письмо может быть направлено в любую имеющуюся задачу, для письма может быть создана новая задача, либо письмо может игнорироваться. Все это определяется с помощью правил. Все входящие письма сначала обрабатываются общими правилами, а уже затем правилами конкретного почтового шлюза (если они не удовлетворили ни одному условию из общих правил).

Создание нового правила для почтового ящика

Создать новое правило можно с помощью кнопки «Создать правило», которая расположена на левой панели внизу.

Заполните следующие поля:

  • «Заголовок» – укажите подстроку, список слов, которые будут встречаться в заголовке письма;
  • «Отправитель», «Получатель» – укажите список адресов e-mail отправителей/получателей или их частей через запятую;
  • «Добавить комментарий» – полученное письмо в качестве комментария добавляется в одну из существующих задач. Ниже в выпадающих списках выберите проект и задачу, в которую будет приходить письмо, а также можно выбрать, кому при получении письма назначать данную задачу;
  • «Игнорировать сообщение» – входящее письмо не попадает ни в одну из задач пользователя;
  • «Удалить сообщение после обработки правила» – сообщение удаляется на сервере после того, как будет обработано правилом;
  • «Прекратить дальнейшую обработку правил для этого сообщения» – сообщение не будет проверяться на соответствие условиям других правил;
  • «Разрешить редактирование правила» – включение опции разрешает редактировать правило не только владельцу организации, но и тому сотруднику, которому был создан личный корпоративный ящик.

Если письмо не удовлетворяет ни одному правилу и это письмо из личной почты пользователя (личный ящик), то письмо попадает в качестве комментария в личную задачу пользователя.

Если письмо не удовлетворяет ни одному правилу и это письмо из корпоративной почты, то оно добавляется в качестве комментария в задачу почтового ящика, на который это письмо пришло.